Посадова інструкція секретаря-референта: права та обов'язки

Секретаря-референта відносять до категорії фахівців. Дану посаду можуть займати особи, які мають вищу або спеціальну середню освіту і стаж роботи більше одного року. Без стажу призначення виробляють при проходженні спеціальних курсів.

Посадова інструкція секретаря-референта каже, що цей працівник перебуває у підпорядкуванні директора, а у своїй роботі повинен керуватися законодавством, статутом організації, наказами керівництва, нормативними та методичними матеріалами з діловодства, положенням про структурних підрозділах підприємства та ін.

Посадова інструкція секретаря вказує на те, що даний фахівець повинен знати напрямок діяльності і структуру організації, прізвища керівників підрозділів, вищестоящих органів і організацій-партнерів. Референт повинен володіти знаннями з оформлення управлінських документів, знати методику і нормативну документацію щодо ведення діловодства, машинопис, основи естетики та етики, трудового законодавства, ділового спілкування.

Працівник повинен вміти використовувати комп'ютерну та іншу офісну техніку, працювати в середовищі Windows, користуватися електронною поштою та Інтернетом, оргтехнікою та засобами зв'язку, вести ділові переговори і складати проекти розпоряджень, ділові листи та протоколи нарад.

Посадова інструкція секретаря покладає на нього функції з інформаційного довідкового обслуговування, з ведення кадрового обліку та документації (ведення трудових книжок, оформлення трудових договорів, відрядних тощо), організаційного та документаційного забезпечення роботи керівництва.

Секретар-референт повинен реєструвати, враховувати, приймати документи, здійснювати контроль за їх виконанням, забезпечувати їх зберігання. Також він контролює якість і правильність підготовки та складання, затвердження та погодження документів, які надаються на підпис керівнику, виконання доручень керівництва, вживає заходів щодо якісного та своєчасного виконання наказів та доручень.

Посадова інструкція секретаря-референта наказує йому готувати наради, оформляти і зберігати протоколи, приймати відвідувачів, вести кадрову документацію, виробляти розмножувальні копіювальні та машинописні роботи, виконувати в межах своєї компетенції доручення керівництва, здійснювати відбір документації на знищення або архівне зберігання.

Посадова інструкція секретаря керівника надає йому права з розгляду документів та направлення їх фахівцям і керівникам організації. Референт може вимагати у керівників підрозділів звіти про виконану роботу і пояснення про невиконання в строк завдань і доручень керівника. Секретар має право вимагати доопрацювання документів від виконавців, якщо вони неправильно оформлени- візувати у межах своєї компетенції управлінські документи. Референт вносить на розгляд керівника пропозиції про поліпшення документаційного забезпечення та удосконалення методів управлінської праці. Він може працювати з документами, що представляють комерційну таємницю. Крім цього, даний фахівець може вимагати створення йому нормальних умов для виконання своїх обов'язків.

Посадова інструкція секретаря вказує на те, що він відповідає за неналежне зберігання документації, недбалу реєстрацію та ведення документів, розголошення інформації, яка містить комерційну таємницю і має гриф секретності, несвоєчасне і нечітке виконання обов'язків за посадою.