Кадровий облік і кадрова документація на малому підприємстві
Як правило, на малому підприємстві створювати спеціально кадрову службу нераціонально. Так як обсяг роботи з персоналом в маленьких компаніях зазвичай невеликий, ведення кадрової документації доручається одному із співробітників, найчастіше секретарю або бухгалтеру. І це логічно, створювати спеціальну ставку в такому випадку просто економічно невигідно.
Специфічні особливості малого бізнесу такі, що кадрова документація може вестися в мінімально допустимому обсязі, що відповідає можливостям і потребам малого підприємства, при цьому виконуються тільки найнеобхідніші функції. Слід врахувати, що кадрова робота в невеликих організаціях ведеться, в основному, у міру потреби, а не постійно, і зводиться до відбору та прийому на роботу, звільнення персоналу, управлінню заробітною платою і контролю над трудовий дисципліною, визначення черговості відпусток. Тим не менш, кадрова політика не втрачає свого ключового значення у створенні професійного та згуртованого колективу.
Незважаючи на відсутність спеціалізованого відділу кадрів на малому підприємстві, нехтувати організацією кадрового діловодства не можна. Кадрова документація, нехай і у зменшеному обсязі, повинна вестися відповідно до встановлених правил і існуючим законодавством, і необхідність цього недооцінювати не варто.
Юридично правильна і раціональна організація діловодства забезпечує оптимізацію документообігу та зменшення кількості документації, підвищує ефективність кадрової роботи. Кадрове діловодство документує трудові відносини. Навіть мінімальний список документів, обов'язкових для ведення в малому підприємстві, досить великий. Це такі основні документи:
• розпорядження і накази про прийом на роботу-
• штатний Розклад-
• трудові договору-
• особисті картки-
• накази про надання отпусков-
• графік отпусков-
• накази про переведення на іншу роботу, суміщенні посад-
• накази про увольненіі-
• табелі обліку робочого часу-
• правила внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни-
• положення, яке регламентує захист особистих даних-
• трудові книжки і книга їх регістраціі-
• документація з охорони праці.
Будь кадрова документація з цього списку має юридичну, а нерідко і комерційну цінність, що є підтвердженням важливості її ведення і необхідності правильного оформлення. Ці документи підтверджують права та обов'язки як роботодавця, так і працівника, а в разі необхідності, стають важливими доказами в спірних ситуаціях.
Документування трудових відносин забезпечує пенсійні, соціальні та інші гарантії, що надаються працівникам російським законодавством. Кадрова документація є підставою для нарахування зарплати, допомог, премій, для визначення страхового та трудового стажу, нарахування пенсій, тому важливий відповідальний і безпомилковий підхід до оформлення цих першоджерел. Недбале ставлення до ведення документів може несприятливо відбитися на добробуті і підприємства, і його працівників.
На жаль, відсутність професійних кадровиків на малих підприємствах нерідко веде до низької якості кадрового діловодства і, як наслідок, порушення трудового законодавства.
Допомогти в усуненні подібних порушень до того, як вони будуть виявлені трудової або податковою інспекцією, або представниками фонду соціального страхування, може аудиторська перевірка. Аудит кадрової документації забезпечує комплекс дій з перевірки правильності оформлення документів і коректності ведення обліку. Аудиторами буде дана експертна оцінка ризиків у разі виявлених порушень та рекомендації щодо оптимізації кадрового діловодства з метою їх усунення.
Оптимізувавши кадрову документацію можна не тільки уникнути штрафних санкцій з боку перевіряючих органів, а й підвищити керованість персоналом, забезпечити прозорість трудових відносин та захист прав своїх працівників.