Посадова інструкція діловода: права та обов'язки

Діловод організації відноситься до технічного персоналу. Пред'являються до даної посади кваліфікаційні вимоги припускають наявність початкової професійної або загальної середньої освіти. Для виконання обов'язків достатньо пройти підготовку за спеціальною програмою навчання. Посадова інструкція діловода не вимагає наявності стажу роботи. Призначення та звільнення з посади зазвичай проводиться наказом керівника організації.

Для виконання обов'язків діловод повинен знати нормативно-методичні документи, локальні акти організації, а також бути знайомим з основними розпорядженнями та наказами керівництва. Крім цього, йому необхідно володіти знаннями про організаційну структуру, спеціалізації та профілі підприємства, схемою документообігу, знати архівна справа.

Працівник зобов'язаний керуватися правилами трудового внутрішнього розпорядку, володіти інформацією про термінах зберігання документів, порядку їх оформлення, застосовувати у своїй діяльності уніфіковані форми і стандарти управлінської документації, а також знати норми і правила охорони праці. Крім цього, необхідно вміти працювати із засобами обчислювальної техніки, зв'язку і комунікацій, які застосовуються в документационном менеджменті.

Посадові обов'язки діловода включають:

— виконання роботи з документообігу з використанням новітніх технологій і технічних засобів, прогресивних прийомів і методів її осуществленія-

— прийом, обробку, облік і реєстрацію внутрішньої і входить ділової кореспонденції. Діловод повинен направляти листи та інші документи на розгляд директору або структурним підрозділам, а виконані документи поміщати в справи організації-

— прийом, облік, реєстрацію, підготовку до відправки і відправку вихідної ділової кореспонденції в призначені адреси, приміщення контрольних примірників у справи підприємства-

— ведення обліку руху внутрішньої, вихідної і вхідної ділової кореспонденції, відображення відповідних відомостей до контрольної реєстраційної документації (картках, книгах, журналах) і базах даних по документаціі-

— здійснення систематизації та поточного зберігання документів, їх видачу у тимчасове користування, забезпечення збереження справ, контроль за своєчасним поверненням.

Посадова інструкція діловода зобов'язує його здійснювати роботу по створенню та вдосконаленню пошукової та довідкової систем, що забезпечують швидкий і зручний пошук документів.

Діловод готує до передачі і передає документи і матеріали в архів, становить опису справ, що відправляються на зберігання. Працівник повинен взаємодіяти з колегами з метою забезпечення найбільшої ефективності діяльності, а також виконувати різні вказівки і доручення адміністрації.

Посадова інструкція діловода містить відомості про права працівника.

Він має право на звернення до адміністрації з пропозиціями, що спрямовані на вдосконалення документообігу. Діловод приймає обґрунтовані рішення, що стосуються питань заходів документаційного менеджменту. Він може брати участь у протокольних заходах, де розглядаються питання його роботи й інші моменти з організації управління документами.

Посадова інструкція секретаря-діловода дозволяє працівникові вимагати від відповідальних виконавців повернення раніше виданих документів, а при необхідності робити їм відповідні нагадування.

Діловод несе відповідальність за порушення організації документообігу, невиконання службових доручень по своїй компетенції. Посадова інструкція діловода забороняє йому розголошувати відомості, що становлять комерційну таємницю, а також використовувати надані повноваження не за призначенням і в особистих цілях.