Навіщо потрібна матриця відповідальності?

Проектна діяльність дозволяє найефективніше оперувати співвідношенням наявних ресурсів, часу і якості підсумкового продукту. За допомогою грамотного планування можна своєчасно здійснювати коригувальні управлінські впливи в будь-який момент на кожному з етапів життєвого циклу проекту. Використання відповідної методології дає можливість завчасно вирахувати повну вартість виготовлення технічної документації, середню тривалість реалізації, визначити відповідальних осіб на кожному етапі (OBS-структуру, матрицю RAM). Важливо правильно спланувати повний перелік робіт (побудувати WBS-основу проекту) та послідовність їх виконання (зобразити PDM-мережа). Слід заздалегідь виявити ланцюг завдань, хід яких слід найбільш ретельно контролювати. Оскільки вони не мають резерву, то сумарна тривалість їх здійснення визначає повну тривалість проекту (за методом критичного шляху).

Істотного полегшення управління сприяє такий інструмент, як матриця відповідальності (або лінійний графік). Її будують на підставі попередньо розробленої WBS-структури (ієрархічної основи для вироблених робіт) і OBS-структури (організаційної конструкції за виконавцями). Вона застосовується для здійснення керівних впливів шляхом введення принципу відповідальності (Principle Responsibility).

Потрібно персоніфікувати по відповідним фахівцям кожне з містяться в програмі завдань. Для проекту створюється матриця відповідальності - це відображення спланованих зв'язків (найчастіше - графічне). Її зображують у вигляді таблиці, що базується на базисі співвідношень WBS- і OBS-структур. Тоді перший представляють в якості вертикальних рядків матриці, а другий - горизонтальних стовпців. Для кожного WBS-елемента визначається співробітник, який координуватиме його виконання. На місці перетину двох компонентів проставляють відповідний знак.

Матриця відповідальності, якщо вона складена правильно, повинна давати уявлення про те, хто керує виконанням кожної ланки ієрархічної структури нижчого рівня. За виконання якогось із WBS-елементів може відповідати тільки одна людина. Але хід відразу декількох складових робіт може бути підконтрольний єдиного особі.

RAM - так коротко позначається матриця відповідальності проекту (Responsibility assignment matrix) - розподіл звітності та обов'язків у вигляді таблиці. Для добре організованої програми повинне дотримуватися правило, щоб виконання будь-якої мети контролював певний керуючий орган. Наприклад, керівник проекту - місію (усі завдання), відповідальні виконавці - окремі елементи і т.д. По суті, таким способом будується древо цілей. Воно повинно відповідати порядку підрозділи структури, якій доручено реалізацію ідеї. Функціональні обов'язки всіх осіб, задіяних у запланованих роботах, визначає матриця відповідальності. Вона служить для конкретизації набору завдань, а за їх виконання люди звітують персонально.

Спеціальне програмне забезпечення дозволяє полегшити діяльність з підготовки проектів. З його допомогою набагато швидше можна складати WBS- і OBS-структури, переліки робіт з організацією по фазах і контролю. Створюється та ж матриця відповідальності RAM, але в більш докладному вигляді. Таким чином, без зайвих зусиль можна у відповідних програмних пакетах отримувати потрібні таблиці. А також у разі потреби швидко змінювати будь-які дані по проекту, одночасно отримуючи їх оновлене графічне відображення.