Інструкція щодо заповнення трудової книжки

Кожен офіційно працююча людина повинен мати документ, який підтверджуватиме його трудову історію, тобто ким він працював, де навчався, який рівень освіти має. Так само і начальник повинен знати, як саме зарекомендував себе людина на попередньому місці роботи. Саме про документ, в якому все це записується, і піде мова в даній статті.

Трудовою книжкою називається особистий документ кожного громадянина Російської Федерації та країн колишнього СРСР. У Росії даний документ дозволяється оформляти при досягненні людиною віку 14 років. У ній відображається вся інформація по трудової діяльності її власника.

Абсолютно всі записи, які робляться в трудовій книжці, мають свій особистий номер і вписуються без будь-яких скорочень. Дата же вписується тільки арабськими цифрами. Приклад: 08.08.2008.

Інструкція щодо заповнення трудової книжки

Спочатку потрібно вписати в трудову книжку дані про її власника. У тому випадку, якщо записи на першій сторінці вже були зроблені, то Вам потрібно перевірити правильність їх написання. Отже,

1. П.І.Б. власника трудової книжки заповнюється згідно П.І.Б. в паспорті людини.
2. Дата народження людини пишеться тільки арабськими цифрами (наприклад: 20.02.1991).
3. Пункт "Освіта" заповнюється виключно прописними буквами і без скорочень (наприклад: «середнє», «середню спеціальну»).
4. Спеціальність людини, власника трудової книжки, пишеться в називному відмінку (наприклад («інженер», «лікар», «юрист»)).
5. Вписується дата, коли людина був прийнятий на роботу. Вона повинна бути вписана пізніше п'яти календарних днів після офіційного прийому людини на роботу.
6. Розпишіться і поряд з розписом напишіть своє прізвище. Проконтролюйте, що власник трудової книжки також розписався в ній. Цим він підтверджує, що він ознайомлений з записами у своїй трудовій книжці.
7. Завірте всі записи печаткою. Варто відзначити, що записи завіряються печаткою організації.

Важливо знати, що правильно заповнена трудова книжка працівника організації - це мінус один конфлікт з перевіряючими органами (податкова інспекція і так далі).

Отже, інструкція щодо заповнення трудової книжки. Перед тим як робити запис про те, що людина прийнятий на роботу, проштампуют сторінку з записом печаткою організації. Далі Ви повинні зробити записи в графах.

У першій графі вкажіть номер за порядковим номером. У другій графі введіть дату (ще раз нагадую, арабськими цифрами). Дата про прийом на роботу повинна бути тією, яка була в наказі про зарахування на роботу співробітника. У третій графі записується інформація про зарахування працівника в штат, переведення або звільнення співробітника. Якщо ж співробітник звільнений з організації (незалежно, з якої причини), то співробітник відділу кадрів повинен у цій графі зробити відповідний запис і закріпити її печаткою організації, а також своєю розписом. Варто відзначити, що звільнений співробітник повинен бути ознайомлений з відповідним записом. У четвертій графі Ви повинні вказати, на підставі якого наказу або розпорядження був прийнятий або звільнений співробітник, вписати арабськими цифрами дату і номер наказу (розпорядження).

Дуже частою помилкою працівників відділу кадрів є те, що вони можуть зробити запис у трудовій книжці раніше, ніж про це говорить інструкція щодо заповнення трудової книжки. Запис про прийом співробітника повинна вноситися тільки після закінчення 5 днів роботи людини. Працівник має повне право завершити дію договору в перші дні роботи, і записи в трудовій при цьому бути не повинно.

Тепер варто розповісти про записи, в якій йдеться про звільнення співробітника.

Відповідно до правил, за якими ведуться і зберігаються трудові книжки, всі записи про звільнення співробітників пишуться тільки при наявності внутрішнього наказу організації і точно в той день, коли був підписаний відповідний наказ.

Запис у трудову книжку про звільнення співробітника повинна точно такий же, що і в наказі про звільнення.

Перед видачею трудової книжки власнику відділ кадрів повинен проконтролювати, що начальник організації поставив свій розпис на всіх сторінках трудової книжки за час роботи свого колишнього співробітника і проштампував в ній сторінки. Інструкція щодо заповнення трудової книжки свідчить, що адміністрація організації повинна віддати колишньому працівнику його трудову з уже вписаною інформацією саме в той день, коли співробітник був звільнений. В іншому випадку роботодавцю доведеться заплатити адміністративний штраф.

Я сподіваюся, що правила оформлення трудової книжки, зазначені в цій статті, зможуть повною мірою допомогти співробітникам організацій не робити помилок у своїй роботі.

Варто відзначити, що в Росії поданий на розгляд законопроект, в якому йдеться про виведення з документообігу трудової книжки в 2012 році.