Як і для чого складається наказ про призначення відповідальних осіб
Часто крім своїх основних посадових обов'язків працівникам на підприємствах (організаціях) доводиться брати на себе додаткові функції. У подібному випадку керівництво повинне видати відповідний наказ про призначення відповідальних осіб, щоб закріпити цей обов'язок документально.
Виробнича необхідність
Будь-який працівник, укладаючи контракт або трудовий договір, зобов'язується виконувати обов'язки, викладені в його посадовий (трудової) інструкції. В штатному розкладі вказана його посада і оклад, встановлений відповідно до трудового законодавства. Але іноді виникає необхідність (для нормальної організації виробничого процесу) здійснювати контроль над веденням інших робіт.
Наймати окремого спеціаліста і доручати йому ці обов'язки нераціонально, так як функції зазвичай носять періодичний характер і не забезпечують повній завантаженості працівника протягом робочого дня. У такій ситуації керівництво приймає рішення покласти нові обов'язки на одного із співробітників. Для цього має бути створений спеціальний наказ про призначення відповідальних осіб. Відповідно до нього вказаний працівник зобов'язується стежити за ходом робіт і відповідати за виконання тих чи інших функцій. Така діяльність зазвичай здійснюється в робочий час, додаткова оплата за неї не передбачена. Наказ про призначення відповідальних осіб, як правило, складається за підписом керівника підприємства (організації).
Особливості оформлення
Будь-яка діяльність співробітників в умовах підприємства передбачає певний обсяг робіт. За основним фахом (професією) існують посадові (робочі) інструкції, обов'язкові для виконання. А як бути з додатковими функціями? Взяти, приміром, пожежну безпеку. Ні для кого не секрет, що на кожному підприємстві в обов'язковому порядку є співробітник, на якого покладено відповідальність за дотримання виконання працівниками норм і правил у цьому напрямку. Він зобов'язаний навчити людей і стежити за тим, щоб вони діяли відповідним чином. Призначений співробітник відповідає за дотримання цих правил і несе відповідальність у разі їх порушень.
Або, приміром, інша ситуація. У бухгалтерії має бути людина, яка особисто відповідає за збереження печатки підприємства. У цьому випадку також складається наказ про призначення відповідальних осіб, відповідно до якого на одного з бухгалтерів покладається ця функція. Доплата за це, як правило, не проводиться, а покладений обов'язок може бути внесена в посадову інструкцію.
Особливості оформлення деяких документів
Для деяких галузей існують свої тонкощі в питанні оформлення та супроводу договорів на проведення робіт. Це така сфера, де будь недолік з юридичного боку може привести до самих небажаних наслідків. Взяти, приміром, будівництво. Організація, яка займається такою діяльністю, укладаючи договір, обов'язково повинна мати в наявності всі дозвільні і допоміжні документи. Зазвичай вони оформляються у вигляді переліку і додаються до основного договору як окремий додаток. Серед них, наприклад, має бути лист про призначення відповідальної особи по ТБ, підписана генеральним директором і оформлене на фірмовому бланку. Цим документом замовник призначає з числа своїх співробітників відповідального працівника, який стежитиме за дотриманням техніки безпеки при виконанні робіт, і повідомляє про це виконавцю. Знову-таки, обов'язок ця не передбачає жодних матеріальних заохочень. Просто у одного із співробітників з'являється додатковий обов'язок.
Обов'язкова відповідальність
Зі співробітниками, які в ході своєї трудової діяльності постійно тим чи іншим чином повинні будуть стикатися з матеріальними цінностями, при влаштуванні на роботу обов'язково повинен бути укладений договір матеріальної відповідальності. Деякі підприємства спочатку складають наказ: у ньому перераховують всі посади і професії, на яких працівники мають справу з такими цінностями. Це значно полегшує роботу кадровикам при оформленні та надає допомогу керівництву у вирішенні організаційних і виробничих питань.
Наприклад, виникла ситуація, коли необхідно встановити контроль над тими чи іншими матеріальними цінностями. У цьому випадку на таку посаду (або виконання обов'язків) проводиться призначення матеріально відповідальної особи. В іншому випадку ні про який контроль мови бути не може. А укласти новий договір можна тільки за згодою працівника. Він має повне право відмовитися від цього, якщо покладені обов'язки не є його основною функцією згідно з трудовим договором.
Аналогічні документи
На будь-якому підприємстві (в організації) які-небудь обов'язки на співробітників покладаються за вказівкою керівника. І не так важливо, буде це наказ або розпорядження. І в тому, і в іншому випадку виконання обов'язково для працівника. Різниця полягає лише в оформленні.
Розпорядження про призначення відповідальних осіб друкується на спеціальному бланку. Перша його частина з викладенням причин повинна закінчуватися словом «зобов'язую». На відміну від цього, у наказі текст може залишатися аналогічним. Тільки на самому початку перед пунктом про покладення обов'язків ставиться слово «наказую». Суть справи від цього не змінюється. Деякі положення або нормативні акти у своєму тексті містять наступну фразу: «Директор повинен видати наказ (розпорядження) про призначення». В даному випадку вибір виду документа залежить від особливостей ведення діловодства на конкретному підприємстві. В іншому відмінності стосуються лише питань оформлення та реєстрації ділових паперів.