Як скласти супровідний лист до документів?
При виконанні послуг - особливо дистанційних - підприємець зазвичай пересилає цілий комплект документації. Це можуть бути акти прийому-передачі, пакувальні листи, рахунки-фактури, коректувальні інвойси, оферти. У тому випадку, якщо контрагент новий або паперів особливо багато, бажано направити супровідний лист до документів. Як його скласти і що вказати?
Перелік додатків
Найчастіше в документообігу беруть участь рахунку-фактури або договори і різні додаткові угоди до них. У цьому випадку просто необхідно докладно описати, що знаходиться в посилці, наскільки терміново папери повинні бути спрямовані відправнику, що одержувач повинен з ними зробити і т. Д. Роль такої інструкції і виконує супровідний лист до документів. У ньому, наприклад, можна вказати, що один примірник договору з печатками та підписами уповноважених осіб необхідно направити відправнику. Якщо до товару додається рахунок-фактура, слід підкреслити, що він повинен бути сплачений протягом певного терміну. Супровідні листи, як правило, вказують перелік документів зі списком додатків і адресатів. Список повинен бути нумерованим, щоб при отриманні можна було відразу перевірити комплектність. Буває й так, що супровідний лист до документів вказує, що в них міститься, наприклад, виправлений договір на виробництво і окремо на передачу авторських прав, а на ділі відправник забуває приєднати дані папери. Саме тому при отриманні необхідно провести звірку і відразу ж повідомити контрагенту про помилку.
Як сформулювати супровідний лист до документів?
Найчастіше для таких цілей використовується спеціальний шаблон. Приклад супровідного листа до документів можна знайти безпосередньо в програмі Word, OpenOffice або будь за вашим вибором. Залишиться лише вставити свої дані, вказати адресата і відправника - і посилка готова. Супровідний лист до документів можна без всяких проблем скласти самостійно. Хорошим тоном вважається подяку за співпрацю в першому абзаці. У другому можна вказати, що "організація Х направляє фірмі Y наступні документи" (далі йде список) і "просить підписати і надіслати за адресою", "звертатися як з конфіденційними", "при необхідності виправити" ... Все залежить від конкретної ситуації . Але діловий етикет увазі ясні і прозорі правила гри. Ваш контрагент не повинен замислюватися, що зробити з отриманими паперами, чи містяться в них остаточні версії або варіанти для обговорення. Все має бути написано чорним по білому.
Графічне оформлення
Супровідний лист до документів зазвичай першим потрапляє на очі контрагенту. Воно не повинно бути довгим і розлогим. Досить на одній сторінці вказати, що входить в комплект документів, що адресант просить з ними зробити і протягом якого терміну, а також повна адреса відправника. Бажано простежити за тим, щоб правильно був названий одержувач, не кажучи вже про те, що помилка в такій тонкій матерії, як ділові відносини, може коштувати дуже дорого. Неприпустимо вислати одному контрагенту супровідний лист до документів, що призначалося для іншого. Бажано оформити його на фірмовому бланку, з підписами і печатками, хоча остання вимога є необов'язковою. Не варто обтяжувати контрагента також читанням довгих послань дрібним шрифтом. Тому супровідний лист повинен бути написано максимально лаконічно, читабельно і акуратно.