Наказ про затвердження штатного розкладу

Для оформлення організаційної структури та визначення чисельності будь-якої організації (в державній сфері чи сфері бізнесу) використовується документ на бланку Т-3. Для цього (відповідно до Статуту або Положення) до початку наступного календарного року відповідальна посадова особа або відповідний структурний підрозділ або служби з управління персоналом розробляють, а перший керівник підписує наказ про затвердження штатного розкладу. Прикладений до наказу документ (форма його Т-3 - уніфікована і єдина для всіх) містить перелік всіх структурних одиниць, найменування посад (керівники, фахівці і службовці), перелік робітничих професій, а також кількість штатних одиниць. Крім того, для кожної категорії воно визначає форму оплати праці, встановлює вилки окладів і тарифних ставок, доплат і надбавок.

Таким чином, наказ про затвердження штатного розкладу вводить в дію документ, що визначає граничну чисельність та величину фонду оплати праці, на підставі якого служба з управління персоналом складає і постійно актуалізує закріплення співробітників за посадами і професіями в організації і відстежує всі звільнення і прийом працівників. У цьому документі вказується посада або професія кожного співробітника, встановлений для нього оклад (Тарифна ставка) і доплата або надбавка. Все це є основою для управління персоналом.

Наказ про затвердження штатного розкладу (його проект) складається економістом з праці або іншою особою, на яке всередині організації покладено обов'язки організації праці і мотивації співробітників (Тобто певні функції з управління персоналом). Залежно від розміру та специфіки організації, ці обов'язки покладаються на конкретну посадову особу. Спеціальним наказом або трудовим договором (в рамках посадової інструкції) встановлюється персональна відповідальність. Тобто в тому або іншому документі має міститися вимога про те, що конкретний керівник або фахівець повинен складати проект наказу, погоджувати його і направляти на затвердження.

Так як єдиної уніфікованої форми не існує, за зразок наказу про затвердження штатного розкладу може бути взятий будь-який відповідний варіант з безлічі опублікованих в Мережі. Наказ повинен містити розпорядчу частину, при цьому констатуючу частину виключають. У розпорядчу частину включають наказ про затвердження документа від конкретної дати із зазначенням чисельності (в цифрах і прописом) і розміру ФОП (в цифрах і прописом).

Після підготовки проекту та його погодження в установленому в організації порядку керівник підписує наказ про затвердження штатного розкладу. Зразок цього документа може бути таким:

«Найменування підприємства

НАКАЗ

Дата, номер

Про затвердження штатного розкладу

(Далі вказують найменування підприємства)

НАКАЗУЮ

Затвердити на 2025 штатний розклад від 27 грудня 2024 № 1885 за обліковим складом в 910 (дев'ятсот десять) штатних одиниць і з розміром місячного фонди оплати праці 1000100 (один мільйон сто) рублів.

Керівник організації І. О. Прізвище

Розсилка:»

Штатний розпис і розстановка належать до документів з обмеженим доступом, тому наказ про затвердження штатного розкладу регламентує розсилку (як правило, вона вказується на зворотному боці документа), де перераховані підрозділи і посадові особи того закладу, куди направляється наказ і його копії, а також додаток та його копії. При цьому посадовій особі, відповідальній за підготовку проекту, слід пам'ятати, що ознайомлення зі штатним розкладом або розстановкою будь-яких працівників допускається, якщо це входить в рамки їхніх посадових обов'язків. Відповідальність за виконання цієї вимоги несе керівник кадрової служби організації.