Довідка про заробітну плату: що це і хто її видає?

Російські чиновники дуже люблять всілякі довідки. Справедливість цього твердження може перевірити будь-який житель нашої неосяжної батьківщини. Без надання різноманітних довідок не обходиться жоден візит в органи держвлади і муніципалітети.

Не відстають від «власть імущих» і співробітники комерційних організацій. Наприклад, кількість паперів, запитуваних банками при видачі кредиту, зростає в геометричній прогресії. Рейтинг найбільш популярних документів, який доводиться надавати росіянам по різним питанням, по праву очолює довідка про заробітну плату.

довідка про заробітну плату

Найголовніша довідка

Основна довідка про суму заробітної плати - це уніфікована форма 2-ПДФО, яка введена в обіг Міністерством податків і зборів РФ. Спочатку розроблялася вона для цілей наочного надання доходів працівника і суми сплаченого ним податку за 1 календарний рік, або якийсь певний його період.

У довідці за формою 2-ПДФО, як і в інших подібних паперах, вказані докладні персональні дані працівника, а саме:

• прізвище ім'я по батькові;
• паспортні дані;
• дата і місце народження.

Крім них, документ включає такі відомості:

• ІПН сотрудніка;
• відомості про доходи, зазначені помесячно;
• інформація про податкові відрахування, наданих на конкретному підставі;
• суми обчисленого та сплаченого ПДФО.

Суми в довідці повинні вказуватися в рублях з копійками. Документ обов'язково підписується головним бухгалтером організації і завіряється печаткою.

довідка про розмір заробітної плати

Де використовується довідка 2-ПДФО?

Сфера застосування цього документа досить широка, так як довідка 2-ПДФО містить вичерпну персональну інформацію про людину, а також докладні відомості про його дохід за даним місцем роботи або служби. Крім цього, достовірність даних, які в ній відображені, не підлягає сумніву: інформація, викладена у формі 2-ПДФО, дублюється в територіальній Інспекції ФНС, оскільки вона використовується для складання річної звітності з податку на доходи фізосіб.

Довідку по цій формі можна надавати у таких ситуаціях:

• при прийомі на роботу в організацію;
• для підтвердження розміру доходів з метою отримання субсидій у позабюджетні фонди;
• за різними запитами до органів госвласті;
• для отримання позики або кредиту в кредитні організації.

Фактично, форма 2-ПДФО широко використовується як універсальна довідка про виплату заробітної плати. Саме тому грамотні економісти часто рекомендують всім працівникам щорічно отримувати цей документ у бухгалтерії своєї організації.

Для отримання кредиту

Отримання позики в банку вимагає надання цілого пакету самих різних документів. Коли кредитний фахівець розглядає заявки від потенційних позичальників і поручителів, крім паспортів, йому може знадобитися довідка про розмір заробітної плати.

Банки можуть запропонувати вам надати відомості в уніфікованому вигляді, або за формою, розробленою власними фахівцями. Оскільки існує ряд специфічних особливостей у складанні цього документа, його заповнення краще довірити співробітнику бухгалтерії, знайомому з правилами оформлення подібних паперів.

У будь-якому випадку довідка про заробітну плату повинна містити:

• реквізити видала її організації;
• відомості про співробітника: його паспортні дані, адреса регістраціі;
• інформацію про нарахований заробіток за попередні 6 місяців;
• суму утриманого та перерахованого ПДФО.

Співробітники деяких банків, крім цього, вимагають додатково надати довідку за формою 2-ПДФО для формування повноцінного пакету документів на кредит.

Для отримання візи

Консульствам деяких держав для прийняття рішення про можливість надання візи на в'їзд до їхньої країни також буває необхідна довідка про заробітну плату. Видаваний в цьому випадку документ повинен містити такі відомості:

• інформацію про стаж роботи співробітника в організації;
• Займана посада
• розмір середньомісячної або середньорічний зарплат.

Довідка може бути оформлена і на фірмовому бланку, і на звичайному аркуші стандартного формату. У будь-якому випадку в ній повинні бути присутніми максимально докладні відомості про організацію: найменування (повне та скорочене), адреса (юридична та фактична), факс, номер телефону, банківські реквізити, електронна пошта та інтернет-сайт (якщо є).

довідка про суму заробітної плати

Для служби зайнятості

Трапляється, що колишні співробітники звертаються в компанію з заявою про те, що їм має бути видана довідка про середню заробітну плату. Прохання ця цілком обгрунтована, оскільки саме від розміру зарплати в останні кілька місяців роботи залежить розмір багатьох соціальних виплат, а саме:

• допомоги по безробіттю для громадян;
• стипендії від служби зайнятості, виплачується звільненим з компанії особам під час професійної підготовки і перепідготовки, а також у період підвищення кваліфікації.

Роботодавець зобов'язаний видати довідку за письмовим запитом свого колишнього співробітника протягом 3 днів з моменту подачі заяви, причому зробити це доведеться безоплатно.

довідка про виплату заробітної плати

Особливість складання цього документа полягає в тому, що необхідно розрахувати середню суму доходу працівника, виходячи із зарплати та інших виплат, які були отримані ним за останні 3 календарні місяці. У розрахунок береться період, що передує звільненню співробітника, при цьому для визначення середнього заробітку використовуються всі виплати, передбачені системою оплати праці.

Типового зразка подібної довідки не існує, тому служби зайнятості населення приймають до виконання документи за затвердженими ними формам. Для отримання інформації про особливості складання та оформлення паперів бухгалтеру достатньо звернутися в міський чи селищний центр зайнятості населення.

Інші довідки

Іноді працівник просить видати документ, що підтверджує факт його роботи в даній організації. Зазвичай така довідка складається у вільній формі, її зміст може змінюватись в залежності від місця надання. Однак у числі обов'язкових відомостей необхідно вказати посаду співробітника, термін його роботи в даній компанії, оклад за штатним розкладом.

З чого почати складання довідки?

Трапляється, що фахівці компанії стають в безвихідь, коли до них звертається співробітник з проханням скласти нестандартний документ, що містить певний перелік відомостей. Причому, частою причиною відмови в його наданні є те, що в бухгалтерії або в секретаріаті немає необхідних бланків.

Фактично, немає більш поширеного і затребуваного документу, ніж довідка про заробітну плату. Зразок її можна знайти практично в будь-якому бухгалтерському журналі, або на порталах, присвячених даній тематиці. Довідки за формою 2-ПДФО в автоматичному режимі формуються програмами сімейства 1С. На їх основі можна скласти практично будь-який документ відповідного типу.

Як правильно оформити довідку?

Далеко не для всіх видів документів, які видаються від імені організації, наші законодавці розробили і ввели в обіг спеціальні бланки. Довідки про заробітну плату не є винятком: більшість з них складається у вільному вигляді з дотриманням правил ділового обороту. Уніфікована тільки форма 2-ПДФО.

Універсальних правил оформлення довідок про зарплату трохи, більша їх частина пов'язана з необхідністю дотримання вимог бухгалтерського та кадрового діловодства. В організаціях, що мають затверджений наказом фірмовий бланк, всі довідки оформляються на ньому.

Якщо в організації немає затвердженого фірмового бланка, допустимо оформлення документа на аркуші форматом А4, з обов'язковим проставленням у лівому верхньому куті штампа, що містить всі необхідні реквізити. Довідка про зарплату повинна бути підписана керівником організації, головним бухгалтером (або уповноваженими на подібні дії особами), а також завірена мокрою печаткою компанії.

довідка про середню заробітну плату

Порядок видачі довідок

Необхідно пам'ятати, що довідки, які містять відомості про співробітників організації, включають інформацію, яка підлягає охороні, з метою дотримання вимог закону «Про захист персональних даних». Тому вони надаються тільки за письмовим запитом працівника.

Співробітникам компанії слід відображати факт видачі такого документа у спеціальному журналі, а також в обов'язковому порядку брати в одержувача розписку про його одержання. На кожній довідці проставляється вихідний номер, що відповідає порядковому номеру в журналі, і дата її видачі.