Службова записка: приклад. Оформлення службової записки

Про внутрішніх документах організації багато співробітників знають лише з чуток – доповідні записки плутають зі службовими і складають невірно. Це порушує виконання основної функції таких документів – офіційне спілкування всередині колективу, що призводить до неможливості злагодженої роботи. Ось чому стає актуальним питання складання службової записки, її відмінності і схожість з іншими паперами, специфікація написання.

службова записка приклад

Термінологія

Службова записка – засіб спілкування між посадовими особами, структурними підрозділами. Іноді визначається як документ про виконання будь-якого завдання / роботи, хоча вона може мати й інший характер. Зразки, які будуть розглянуті в цій статті, як раз і відображають можливий зміст службової записки.

Офіційно класифікатор управлінських документів не містить інформації про такому папері, як службова записка. Приклад, як її писати, не надається, але це не скасовує того, що подібний документ широко поширений в робітничо-трудовій сфері з ряду причин.

Причини необхідності використання

Службова записка відома як часто використовуваний допоміжний документ. На неї лягає відповідальність забезпечити зв'язок між елементами робочої системи, тобто співробітниками. Чому ж такий документ такий популярний? Багато робочі моменти можна і потрібно вирішити без втручання керівних постів – це доводить самостійність і працездатність відділів автономно і як системи в цілому.

Особливості

Відмінність від вищеназваної доповідної записки полягає в тому, що остання на увазі звернення до вищестоящих чинам, а службова записка, приклад якої буде розглянуто нижче, утворює зв'язок на горизонтальному рівні. Це може бути звернення до адміністратора іншого відділу або керівнику іншого підрозділу. У кожному з випадків, поки згадувані особи мають рівнозначні посади, можна говорити про службовій записці. Коли виникає нерівність, повинна бути складена доповідна записка. Деякі з прикладів, представлених тут, можуть носити неоднозначний характер визначення, причини цього будуть розглянуті пізніше.

Тематика службових записок

Зазвичай службові записки пишуться з питань забезпечення: інформаційного, господарського, матеріально-технічного або організаційного. Нерідко записка може містити якусь прохання або пропозицію. У кожного з структурних елементів зазвичай якась із тематик пріоритетна і співвідноситься з областю, в якій працює сам елемент.

Оформлення

Оформлення службової записки виконується так само, як і оформлення доповідної. Отже, змінюється лише зміст. Оформлення службових записок регулюється ГОСТом. Це дозволяє підтримувати єдність оформлення всіх управлінських документів.

Приклад того, як писати службову записку:

Інформаційно-технічний відділ (вгорі сторінки, з лівого боку)

Начальнику служби охорони (вгорі, з правого боку) Любченко Р. Л.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

14.09.2015 № 11

У п'ятницю 17. 09. +2015 буде проведена заміна матеріально-технічної бази. У зв'язку з цим прошу надати доступ наступних працівників організації ПП "АМИР" для виконання цих робіт:

1. Андеенко Сергій Геннадійович.
2. Мішков Лев Георгійович.

Начальник відділу (з лівого боку) _роспісь_ Антипов Р. Д. (з правого боку)

Оформлення службової записки припускає типовий формат аркуша – А4.

Переваги

По суті, аналог мовного повідомлення, службова записка має ряд переваг перед звичним робочим спілкуванням:

• збереження в письмовому вигляді;
• офіційне документування;
• зручність в разі передачі складної інформації;
• можливість передачі одного повідомлення відразу декільком особам.

Логічно випливають звідси наслідки:

• можливість підтвердити / спростувати якесь твердження;
• чітка постановка задачі і чітке її виконання;
• своєчасність виконання;
• ефективність роботи.

Характер

Написання службової записки може мати наступний характер:

• інформаційний (повідомлення, сповіщення, інструктаж і т. д.);
• ініціативний (запит);
• звітний.

Службова записка, приклад якої був наданий вище, носить інформаційний характер, так як начальник одного відділу сповіщає іншого про майбутній виконанні робіт, крім того, дає простий інструктаж про те, що той зобов'язаний зробити.

Останні два пункти нерідко сусідять: звітна записка є відповіддю на ініціативну (запит).

Структура

Розглянемо, як правильно написати службову записку на основі наведеного прикладу. Отже, цей документ повинен містити:

• реквізит адресата (в даному випадку роль цього виконав начальник охорони);
• найменування документа (відповідний напис була безпосередньо перед текстом);
• дата документа;
• текст;
• реквізит і підпис адресанта (начальник інформаційного відділу).

Текст, у свою чергу, теж можна розподілити за структурою. Правда, набагато більш умовно:

1. Перша частина визначає основу і мотив написання. Службова записка, зразок якої був представлений вище, пояснює прохання в першому ж реченні.
2. Друга частина відображає суть: у прикладі вона йде після слів "у зв'язку ...".
3. Третя частина – заключна. Вона може містити констатацію факту, пропозиція або прохання.

Службова записка, приклад якої допомагає нам розібратися в правилах оформлення, з'єднує другу і третю частину в одну. Поділ стає більш помітно в складних службових записках. Третя частина обов'язково з'являється і в відповідних документах.

Стилізація

Хоча для цього паперу дозволяється вільний формат, так само як і для всіх інших управлінських паперів, щоб знати, як правильно написати службову записку, необхідно вільно викладати свої думки в діловому стилі, адже при складанні будь-якого роду документації використовується саме він.

Види

Службові записки не мають чіткої класифікації, але в той же час їх можна умовно поділити на види.

Наприклад, буває службова записка:

• про підвищення;
• на придбання;
• про списання і т. д.

Кожен з видів має свою специфікацію написання. Для кращого розуміння того, як написати службову записку, будуть приведені також і приклади.

Про підвищення

Службова записка про збільшення заробітної плати може знадобитися працівникам, котрі вважають, що вони отримують недостатню грошову винагороду за свою працю. Логічно, що насамперед вони звернуться до свого начальника – напишуть доповідну записку.

службова записка про підвищення

Службову записку такого типу пише начальник відділу працівника на ім'я голови управління. Іноді цим займається також і відділ кадрів. Тоді спочатку йдеться про спілкування відділу співробітника, охочого отримувати більший оклад, і відділу кадрів. Причини збільшення заробітної плати (зміна обсягів праці, кваліфікації співробітника та інше) обов'язково повинна містити службова записка.

Зразок представлений нижче.

Відділ обліку матеріальних засобів

Генеральному директору ПП "Агро Дарина" Аніннікову Г. Л.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

09.04.2013 № 45

Санкт-Петербург

Про збільшення заробітної плати Фурманець Г. В.

Фурманець Галина Вікторівна працює в ПП "Агро Дарина" з 4 березня 2011 року в посаді провідного спеціаліста відділу обліку матеріальних засобів. Вона кваліфікований майстер своєї справи, що показує високу результативність праці, пунктуальна, обов'язкова і виконавча. За час роботи не отримала жодного дисциплінарного стягнення. У зв'язку з вищепереліченим прошу Вас збільшити заробітну плату Фурманець Галині Вікторівні з 23000 рублів до 25000 рублів.

Начальник відділу обліку матеріальних средств_подпісь_Галкін С. А.

Підвищення не означає тільки збільшення оплати праці, також може матися на увазі перехід на більш високу посаду. Службова записка про підвищення на посаді пишеться також начальником відділу.

Це важливе зауваження: така ж службова записка директора, тобто записка від підлеглого начальнику вважається доповідній.

Начальник відділу може рекомендувати підлеглого на підвищення виходячи з:

• підвищення його кваліфікації;
• здобуття вищої освіти (першого / другого);
• стажу і досвіду роботи;
• за видатні заслуги.

Причини повинні бути вказані безпосередньо у службовій записці. Наприклад, наступної.

Відділ матеріально-технічного забезпечення

Генеральному директору ПП "Нетфлікс" Ляшенко С. Ю.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

19.02.2001 № 15

Москва

Про підвищення на посаді Білоусової Ю. О.

Білоусова Юлія Олегівна працює в ПП "Нетфлікс" з 7 січня 1999 року в посаді адміністратора відділу матеріально-технічного забезпечення. Вона кваліфікований фахівець своєї справи. Співробітниця Старанність та відповідальність, відрізняється високою працездатністю і витримкою в стресових ситуаціях. 15 лютого 2001 отримала диплом магістра за спеціальністю "Облік і аудит". У зв'язку із зазначеним рекомендую Белоусову Юлію Олегівну до підвищення до посади старшого адміністратора.

Начальник відділу матеріально-технічного обеспеченія_подпісь_Ельчанінов П. Л.

На придбання

Під придбанням розуміється ремонт або заміна якого-небудь устаткування. Службова записка на придбання пишеться відділом, який потребує оновлення матеріально-технічної бази.

Службова записка, зразок якої представлений нижче, складалася для придбання комп'ютера.

Відділ кадрів

Начальнику відділу IT ТОВ "ЕПАМ" Пенькова Д. М.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

12.11.2009 № 4

Харків

Про ремонт (заміну) комп'ютера

Повідомляю, що починаючи з 6 листопада 2009 року біля співробітниці відділу кадрів Машкін Тетяни Євгенівни, старшого адміністратора, на персональному комп'ютері відбуваються регулярні збої.

У зв'язку з вищезазначеною причиною прошу провести ремонт або заміну даного ПК якнайшвидше.

Начальник відділу кадрів _подпісь_ Чістенко В.Т.

Відпустка

Службова записка відпустку тут на увазі не в сенсі виходу на заслужений відпочинок, а виклику співробітника з відпустки, пишеться начальником відділу, в якому відповідний працівник числиться. У ній вказується причина відкликання. Документ подається начальнику компанії / організації, він, у свою чергу, повинен написати відповідь – згоду або відмову.

Нижче наводиться приклад такої службової записки разом з відповіддю.

Не заперечую

Відділу кадрів підготувати необхідні документи__Сергеев 21.03.2014

Генеральному директору ПП "Аукро" Сергєєву В. П.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

21.03.2014 № 1

Враховуючи хвороба старшого бухгалтера відділу обліку та аудиту Морозової Тетяни Вікторівни, вношу пропозицію викликати бухгалтера Матвейчук Павлу Сергіївну з відпустки з 22.03.2014 р

Начальник відділу обліку та аудиту _подпісь_ Маринина Р. А.

Слід врахувати, що крім написання та отримання резолюції на службову записку потрібно ще отримати згоду самого співробітника на відкликання з відпустки. Це необхідно також офіційно задокументувати. Отже, службова записка – лише перший етап даного процесу.

Про преміювання

Службова записка про преміювання пишеться, коли начальник бажає заохотити співробітника за продуктивну працю. З погляду працівника, процес преміювання простий, для начальника ж, особливо якщо організація не має положення про преміювання і воліє обходитися без нього, він стає набагато більш трудомістким. Але одним з етапів даного процесу в будь-якому випадку буде написання службової записки.

У першу чергу потрібно вивчити специфікацію підприємства в цьому плані – кожна з компаній має свої умови преміювання. Це можуть бути обумовлені випадки, коли співробітник не може бути премійований (дисциплінарні стягнення, адміністративні порушення і т. Д.), Джерела премій тощо. Після ретельного вивчення можна приступати безпосередньо до написання.

Службова записка про преміювання повинна обов'язково містити причини, за якими начальник відділу вважає, що працівник повинен бути заохочений. Якщо положення про преміювання має чіткі пункти, в яких позначено, яке заохочення за що покладається, процес набагато спрощується. Начальнику залишається тільки оповістити директора про виконання такого-то і такого-то пунктів. Тоді це повідомлення. В іншому випадку начальник відділу тільки пропонує заохотити співробітника і сам визначає розмір премії – знову ж таки, враховуючи систему матеріального заохочення організації.

Цікаво, що службові записки про преміювання нерідко відносять до доповідними – так як вони пишуться на ім'я вищестоящого чину. Подібна ж дилема виникає і з записками про відкликання з відпустки, про підвищення і т. Д.

На списання

Службові записки на списання матеріалів необхідні, коли майно зіпсовано або матеріально-технічна база застаріла. Цей вид документів тісно пов'язаний з записками про придбання і схожий по специфікації: так, наприклад, аналогічно записку пише начальник відділу з вищезазначеною проблемою відділу, який працює із зіпсованим майном (як у прикладі про комп'ютер: звернення йшло до інформаційного відділу).

Нижче – зразок такої службової записки.

Інформаційно-технічний відділ

Начальнику контрольно-ревізійного відділу ТОВ "Троянда" Сухорукову Д. Д.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

22.01.2006 № 42

Київ

Про списання ЕОМ

Повідомляю, що на даний час електронно-обчислювальна машина, якою володіє інформаційно-технічний відділ, застаріла і не здатна робити обчислення потужностей, достатніх для повної працездатності даного відділу.

У зв'язку з вищезазначеною причиною прошу списати вищевказане майно як застаріле і повідомити відділ закупівель про потребу поповнення матеріально-технічної бази.

Начальник інформаційно-технічного відділу _подпісь_ Чащенко В.Т.

Роздільна службових записок за типом

Всі вищеперелічені приклади можна розділити на два типи:

• службова записка на працівника, директору;
• службова записка якомусь відділу.

Щодо того, яку дилему викликає перший пункт, уже згадувалося в цій статті. Незважаючи на те що інформації, як писати службову записку директору, предостатньо, так само як і прикладів і зразків написання, по суті, це не зовсім вірно. Діяти такий принцип може тільки в корпоративних організаціях, де всі відділи рівні, а головного начальника немає. Тоді написання записок між відділами автоматично стає службовим, а не доповідними. У всіх інших випадках настійно рекомендується при написанні записок про відкликання співробітника з відпустки, про його преміювання, звільнення, підвищення на посаді вживати назву документа "Доповідна записка". Інші вимоги до написання залишаються колишніми.

До службових записок відділам відносять всі інші зразки – про списання, про придбання і т. д. Вони дають більш правильне уявлення про суть службових записок: спілкування між рівнозначними відділами, яке не потребує втручання керівництва.

Зберігання

Службові записки, пов'язані безпосередньо до окремим співробітникам, зберігаються в їх особових справах. Всі решта вирушають в архіви фірми.

Оригінали службових записок можуть знадобитися при перевірці організації вищими інстанціями: вони дають детальну інформацію про внутрішню діяльність фірми, взаємодії структурних елементів.

службова записка відпустку

Також службові записки, як офіційні документи, можуть бути доказом або спростуванням при розгляді будь-якої справи.

Подібно іншим допоміжним документам, службові записки можна вважати певним додатком до зовнішньої документації компанії.

Часте використання службових записок служить критерієм для оцінки загального настрою фірми і її співробітників для соціологів, маркетологів, психологів робочої організації кадрів.

Наполовину ділової, наполовину вільний стиль складання службових записок чітко відображає ситуативні взаємини всередині робочого колективу. Особливо цікава документація не між відділами, а між конкретними співробітниками відділів – вона зустрічається рідше і тому більш наочна.