Що собою являє витяг з наказу

Нерідко виникають такі ситуації, коли посадовій, фізичній особі або який-небудь сторонній організації для роботи потрібен певний документ, наприклад, наказ. Оригінал звичайно в таких випадках не надається, так як повністю першоджерело може містити суто конфіденційну інформацію, складову комерційну таємницю. А іноді це просто недоцільно по причині того, що він має занадто великий обсяг і просто не потрібен для роботи цілком. У такому випадку з нього (наказу) беруть витримку і оформляють відповідним чином. Новий документ буде називатися «виписка з наказу».

Де може знадобитися виписка

Різні служби підприємства зазвичай взаємопов'язані між собою. Саме тому документи одного підрозділу можуть стати в нагоді іншому для роботи. Наприклад, бухгалтерії для нарахування заробітної плати працівникам обов'язково потрібен наказ по основній діяльності. Або відділу кадрів для оформлення особової справи співробітника необхідна виписка з наказу про прийом на роботу. Також в кадри може звернутися колишній співробітник, який загубив трудову книжку. Для підтвердження своєї трудової діяльності він може зажадати копії документів про прийом, всіляких перекладах і звільнення з роботи. У цьому випадку фахівець невідкладно повинен надати йому в триденний термін всі необхідні документи. За кожним фактом складається окрема виписка з наказу. Іноді виписки потрібні для іншої організації: вищестоящої або контролюючої організації, або в органи соцзахисту для оформлення пенсії працівникові. Часто такі документи готуються для надання в суд або органи міліції в разі втрати документів. Витяг з наказу дає можливість отримати потрібну інформацію відповідного зразка. Варіантів безліч.

Як має виглядати документ

Отримавши запит про надання інформації, молоді працівники починають питати, як оформити виписку з наказу. Виявляється, це зовсім не складно. По суті, виписка - це звичайна копія частини основного документа. Для її складання не існує жорстких норм і правил. Однак виконавцю слід дотримуватися певної форми. Виписка оформлюється на чистому аркуші формату А4 в кутовому варіанті методом «прапора». У ній повинні бути послідовно відображені 4 моменти:

1. Реквізити. Початкова частина документа повністю копіює оригінал, тільки замість слова «наказ» необхідно писати»витяг з наказу».

2. Зміст. Преамбула основного документа опускається, а копіюється тільки повністю констатуюча його частина і потрібний фрагмент з розпорядчої частини. Нумерація пунктів, використовувана в документі, зберігається.

3. Підпис. Обов'язково вказується повне найменування посади, а також ініціали особи, яка підписала наказ. Сама підпис не ставиться.

4. Засвідчення. Так як виписка прирівнюється до копії документа, то її неодмінно треба завірити. В низу аркуша необхідно написати «Мабуть», а ще трохи нижче вказати посаду, прізвище з ініціалами і підпис співробітника, який її склав. Тут же має бути присутня дата завірення документа. Якщо виписка за запитом іншої організації, то підпис виконавця необхідно підтвердити печаткою.

Загальноприйнятий порядок складання виписки з документа

Виписка може бути складена з будь-якого документа (наказу, протоколу, розпорядження). Вона робиться за запитом зацікавленої особи (організації) і містить в собі ту частину інформації, що міститься в основному документі, яка потрібна йому для подальшої роботи. Будь-яке відомство чи галузь господарства може встановити свій зразок виписки, затвердити його відповідним нормативним актом і надалі використовувати, щоб виконувати всі встановлені правила. Папери можуть складатися як для внутрішнього використання, так і для надання іншим організаціям за офіційними запитами.