Головні реквізити документів

Документи є невід'ємною частиною нашого життя. Наше народження підтверджується документом, кожен етап життя пов'язаний з офіційними паперами і навіть смерть фіксується документально. Основним елементом документа будь-якого виду є реквізити. Саме про них і піде мова далі.

Реквізити документів - це їх елементи, які дозволяють оцінити призначення, тип і ступінь важливості паперу. На сьогодні в нашій країні прийнятий єдиний державний стандарт (ГОСТ 351141 від 1998 року), який визначає не тільки кількість реквізитів, як таких, але і вимоги до їх оформлення, а також регламентує їх комбінацію в документації різного типу.

Тип документа визначається ступенем його важливості, призначенням. Вони, в свою чергу, визначають кількість і розташування реквізитів. В цілому, документи можна розділити на дві великі категорії: офіційні та особисті.

Особисті являють собою результат діяльності людини. До них можна віднести листи і мемуари, фотографії та записки. Такі документи представляють цінність тільки для конкретної людини або кола людей, найчастіше вони не мають юридичну силу.

Офіційні документи включають в себе різні розпорядчі та нормативні акти, призначені для виконання в рамках окремої організації або держави в цілому (укази, закони, приписи, протоколи і т.д.), а також офіційні особисті документи (Посвідчення особи, документи, що підтверджують громадянський стан, статус і т.д.).

Реквізити документів є основним елементом саме офіційної їх різновиди. Як вже говорилося вище, саме статус і призначення офіційного документа визначає кількість складових елементів.

В окрему категорію можна виділити основні реквізити документів. Як випливає із самої назви цієї категорії, вони представляють собою набір елементів, обов'язково присутніх в офіційному папері. Найбільш яскраво сукупність основних реквізитів відображає бланк або формуляр документа. Саме в них зібрані ті реквізити документа, без яких він буде вважатися оформленим невірно. У їх числі:

• державний герб і / або логотип компанії;
• найменування організації (повне і, якщо є, скорочене) ;
• довідкові дані. Варто відзначити, що положення стандарту не містять чітких вказівок щодо повноти змісту цих даних. Тому в них досить вказати тільки юридична адреса та контактні телефони. Однак нерідко вони включають в себе і банківські реквізити;
• найменування виду документа;
• автор і дані особи, якій документ направляется;
• дата і реєстраційний номер;
• заголовок;
• власне сам текст документа;
• підпис керівника підприємства або автора.

Дані реквізити документа є далеко не єдиними. Крім основних елементів, він може містити різні відмітки про терміновості і конфіденційності, погодження або затвердження (інакше звані «грифами» і «візами»).

Багато документів навпаки володіють силою і без деяких зазначених вище елементів. Так, ті, що призначені для внутрішнього обороту, можуть не містити довідкових даних про організацію, а виконуватися на бланку без таких.

Реквізити документів, їх грамотне розміщення та оформлення у відповідності з прийнятим стандартом, говорять не тільки про грамотність виконавця, відповідального за складання документа, а й про високий статус самої організації.