Як оформити інформаційний лист
Кожна організація повинна приділяти особливу увагу офіційному листуванні. Адже вона є частиною іміджу і підтримує ділову репутацію. Інформаційний лист - приклад одного з видів такого листування, і нижче мова піде саме про правила його оформлення.
Як правило, такі листи носять офіційний характер, складаються за типовим шаблоном і мають узагальненого адресата (розсилка здійснюється за списком). До речі, відразу слід застерегти, що використання займенника «Ви», написаного з великої літери, допустимо при конкретному зверненні тільки до однієї людини. У всіх інших випадках слід використовувати малу літеру: ваше, вам.
Призначається інформаційний лист чинним або потенційним партнерам організації. Відомості, які слід повідомити адресату, повинні бути максимально інформативними. Не виключено, що такий документ може містити різні додатки до повідомляється інформації. Лист повинен складатися відповідно до загальноприйнятих правил діловодства.
Зліва, у верхньому куті листа, обов'язково повинні бути вказані реквізити та контактна інформація організації, що є автором. У разі наявності в організації кутового штампу, слід його проставити, так як він є носієм необхідної інформації. Якщо інформаційний лист ініційовано вами, вкажіть дату та вихідний номер. У відповідях на запит необхідно вказувати дату і номер вхідного документа. Верхній же правий кут призначається для позначення адресата. Причому, непогано б було дізнатися персональні дані керівника організації - одержувача листа, і перерахувати його посада, назва компанії та повна адреса місця розташування.
Тепер трохи про сам текст. Продумайте і вкажіть тему повідомлення. Приміром, про проведення виставки або про розгляд пропозицій. Почніть вступну частину зі слів: «Повідомляємо вам ...», «Доводимо до вашого відома ...» тощо. Вступ безпосередньо залежить від виду інформаційного листа та його цілей. Далі, як можна докладніше спробуйте донести основну думку послання. При необхідності додайте програми, але не забувайте перерахувати їх назви в кінці листа, а також впишіть кількість доданих аркушів. Завершувати інформаційний лист слід запевненнями в повазі, а також зазначенням посади та особистих даних автора-упорядника. Обов'язкове підпис і контактний телефон виконавця.
Існує кілька різновидів інформаційних послань, короткий опис яких дається нижче.
Рекламно-інформаційний лист (комерційне, презентаційне) загострює увагу публіки на товарах, події, послуги. Воно не передбачає прямого звернення до конкретного адресата, тому готувати відповідь на нього не потрібно. Мета такого послання - вказати будь-які переваги або спонукати до дії.
Лист-повідомлення відображає події, взаємно цікаві для обох сторін, на відміну від листа-повідомлення, цінного лише для одержувача.
Основною метою листи-сповіщення є інформування адресата про проведення публічного заходу, наприклад, виставки, наради, конференції. Таке інформаційний лист має обов'язковий атрибут - конкретні деталі про умови, місце і час проведення.
Приклад інформаційного листа:
Учбовий бізнес-центр «Стелла» повідомляє про проведення навчального семінару за темою «Оподаткування індивідуальних підприємців», і пропонує Вам взяти в ньому участь. Програма навчального семінару додається. Проведення семінару призначено у великій актовій залі адміністративного будинку ЗАТ «Агрегат» на 12 січня 2013 року. Реєстрація учасників проводитиметься з 9-00, початок проведення семінару о 10-30. Адреса: г.Можайск, вул.Леніна, 54. У разі Вашої згоди переконливо просимо підтвердити участь до 11 січня 2013 року. На всі запитання Вам дадуть відповідь у нашому офісі або по телефону: 45-16-28.
Додаток: на 3 л., В 1 прим.