Службова записка, порядок її написання та реєстрації

Функції та призначення

Службова записка є формою внутрішнього листування і, залежно від змісту, може бути інформаційного, ініціативного або звітного характеру. У ній викладаються ділові позиції самостійного підрозділу або керівника по якомусь питання. Службова записка може містити пропозиції або прохання і адресуватися будь керівній особі, в тому числі і вищестоящому.

Підписання та реєстрація

Службові записки підписує безпосередній керівник підрозділу. У нижній частині лівого кута її повинен завізувати виконавець. Там же пишеться його прізвище та контактний телефон.

У структурних підрозділах службові записки реєструють в програмі електронного документообігу. Їм присвоюють номер, направляють в підрозділи в паперовому вигляді та на електронному носії. Нумерація складається з індексу підрозділу та реєстраційного номера.

Датою службової записки вважається момент її реєстрації. Її оригінал з резолюцією керівної особи направляється керівникові. А копія службової записки повертається вже виконавцю.

Різновид службових записок

Доповідна службова записка - це різновид службової записки, адресованої прямому керівнику. Доповідна записка складається, коли необхідно відобразити думка підрозділу або керівника з певного питання і дати конкретні пропозиції.

У залежності від призначення і змісту доповідні записки можуть бути ініціативні (у вигляді зауважень і пропозицій) або звітні (про результати перевірки, про відрядження).

Дату або проміжок часу, до яких відноситься інформація, що фіксується в доповідній записці, необхідно виділяти окремим рядком, включати в заголовок або ж в початок тексту. Доповідну записку підписує автор-упорядник.

Утримання службових записок

Текстову частину службової записки та доповідної записки рекомендується складати з 2 частин. Перша її частина - повинна складатися з фактів, які послужили приводом до її написання, а друга - з пропозицій і відповідних висновків по излагаемому питання.

Кожен розроблюваний документ може містити в собі тільки одне питання. Виняток складають протоколи, накази, плани, звіти і узагальнюючі документи.

Службова записка повинна включати в себе обґрунтовану інформацію, викладену об'єктивно, стисло, грамотно, зрозуміло і без зайвих повторень. Текстову частину оформляють у вигляді суцільного тексту, таблиці, анкети або поєднання цих форм.

Складний суцільний текст будь-якого документа повинен складатися з логічно і граматично узгодженої інформації про дії в управлінні, які відображені у відповідних положеннях, нормах, правилах і розпорядчих документах.

Службова записка повинна мати обов'язкові реквізити і незмінний порядок розміщення: автора, назву підприємства та його код, індекс, дату, заголовок, основний текст, візи, підпис виконавця, відмітку про виконання і направлення документа до справи.

Тема службової записки повинен бути викладений стисло. Якщо ж у документі йдеться про кілька проблем, то заголовок може бути узагальненим.

Правила адресації

Службові записки адресують організаціям, підрозділам або конкретній керівнику всередині підприємства. У документі, адресованому багатьом однорідним організаціям, адресата вказують узагальнено. Службова записка не повинна мати більше 4 адресатів.

Висновок

Вся вихідна інформація в обсязі службової записки повинна надаватися за запитом і відправлятися тільки офіційно. Надана інформація повинна бути підписана і завізована керівником, сферу діяльності якого вона зачіпає.

Усі службові записки в обов'язковому порядку підлягають датированию. Дата документа і будь-які службові відмітки на ньому є неодмінним реквізитом будь-якого документа.