Оформлення листів - важливий момент в діяльності людини та організації

Писемність була винайдена слідом за тим, як людство навчилося говорити і розуміти один одного. Здавна люди писали один одного листи, висловлюючи в них свої почуття, емоції, переживання або просто оповідаючи про будь-яку подію. Раніше це був єдиний спосіб зв'язку на великій відстані. Сьогодні користуватися рукописним текстом стали набагато менше, але правильне оформлення листів все ж залишилося незмінним.

Листи бувають різних видів. Це може бути простий текст, який передається між рідними, друзями чи знайомими. У цьому випадку оформляти лист можна на свій розсуд. При цьому ніхто навіть не зверне уваги на те, що є які-небудь недоліки.

Ділові листи - це зовсім інша ситуація. Тут необхідний особливий стиль з вживанням ввічливих фраз і необхідними словами. Правила написання ділових листів увазі наявність вступу і висновку, а також, основної частини. В останній зазвичай даються деякі роз'яснення або докази. Діловий лист вимагає послідовності, лаконічності, коректності та переконливості. Виклад зазвичай проводиться від першої особи множини, або від першої або третьої особи однини. Якщо лист адресовано, наприклад, керівнику, то можна вжити вираз «Шановний (-а) ...», тоді у висновку необхідно підписатися: «З повагою ...». Оформлення листів в діловому стилі вимагає дотримання певного обсягу, який, якщо це можливо, не повинен перевищувати однієї сторінки формату А4. Необхідно кожне питання викладати в окремих абзацах, оскільки в такому вигляді аналізувати отриману інформацію набагато простіше.
Як вже було згадано вище, оформлення ділових листів відбувається у суворій офіційному стилі. Тому необхідно його витримати протягом усього викладу. Важливо пам'ятати, що листування ведеться з посадовими особами або керівниками, тому інформацію потрібно надавати, не виходячи за рамки дозволеного (не варто переходити на особистості або нав'язувати свою думку), а основний предмет обговорення - це діяльність організації.
Таке оформлення листів прийнятно абсолютно для всіх видів службової переписки. Це може бути:
- Відповідь, прохання, пропозиція, звернення.
- Повідомлення, яке найчастіше є відповіддю на яке надійшло звернення. Тут можна вжити такі словообороти, як «Повідомляємо», «Сповіщаємо» і так далі.
- Гарантійний лист. Оформлення листа увазі підтвердження якої-небудь дії або запиту.
- Директивний лист, в якому викладаються деякі вказівки або повідомлення від начальства до підлеглих.

Будь-які ділові листи обов'язково повинні містити тільки достовірну та актуальну інформацію. Виключено вживання нецензурних висловів чи неприйнятних в даному середовищі фраз. Оформлення листів - це дуже серйозний і відповідальний момент, від якого часом залежить успіх угоди, прийняття на роботу або інші важливі моменти в житті людини і діяльності організації.