Прострочена дебіторська заборгованість: відображення в бухгалтерському обліку.
Дебіторська заборгованість - це сума всіх платежів, належних тій чи іншій організації з боку інших суб'єктів господарювання або приватних осіб. Керівництво організації, і, зокрема, бухгалтерія повинні уважно стежити за станом розрахунків і намагатися своєчасно витребувати навіть невеликі борги, щоб непередбачені витрати не завдавали шкоди бюджету компанії. Якщо ж з моменту виникнення зобов'язання (заборгованості) пройшло три роки, а борг так і не був виплачений - має місце прострочена дебіторська заборгованість.
Прострочена дебіторська заборгованість повинна бути списана зважаючи безглуздості її подальшого обліку на рахунках розрахунків з покупцями і замовниками. Для того щоб списати нереальний до зажаданню борг, керівник суб'єкта господарювання повинен видати наказ про організацію інвентаризації дебіторської заборгованості. Потім необхідно зібрати пакет документів, що підтверджують наявність простроченої заборгованості та неможливість її стягнення: первинні документи, де зафіксовано факт вчинення відвантаження товару або надання послуг. Крім того - акти звірок з даними бухгалтерського обліку контрагента, фінансові претензії, листування, судові рішення (якщо вони мали місце).
Інвентаризацію дебіторської заборгованості краще проводити якомога частіше, щоб відстежувати обгрунтованість наявності певних сум на рахунках бухгалтерського обліку та уникати появи прострочених заборгованостей.
Списання простроченої дебіторської заборгованості може бути здійснено одним із двох способів: засчет резерву по сумнівних боргах або шляхом віднесення на фінансовий результат.
Резерв - це своєрідна гарантія, яку організовує собі юридична особа в результаті аналізу дебіторської заборгованості в кінці звітного періоду (року). Якщо є привід засумніватися в сумлінності або платоспроможності клієнта, керівник організації приймає рішення провести відрахування до вищеназваний фонд, таким чином страхуючись від непередбачених ситуацій з нехаткой грошей у майбутньому, які може визать нереальна до повернення прострочена дебіторська заборгованість.
Відрахування в резерв по сумнівних боргах відносяться на рахунок 91 - "інші витрати підприємства". Формування такого резерву відображається у бухгалтерському обліку проводками - д-т 91, к-т 63. На 63 рахунку бухгалтер може відкрити кілька аналітичних рахунків - для зручності ведення обліку по кожному сумнівному боргу окремо. При списанні заборгованості бухгалтер проводками відображає зменшення резерву на суму списаного боргу: д-т 63, к-т 62.
Можливість відкрити резерв по сумнівних боргах мають організації, які користуються методом визначення бази оподаткування "по відвантаженню". В обліковій політиці організації також необхідно вказати наявність даного резерву.
Як бачимо, не кожна організація має можливість створити такий резерв. Тому списати прострочену заборгованість можна, безпосередньо віднісши її на фінансовий результат (зменшивши його на суму боргу). Проводки: д-т 91, к-т 62. Ця проводка показує виникнення витрат підприємства через списання суми боргу неплатоспроможного дебітора. Потім по д-ту 99 і к-ту 91 бухгалтер показує зменшення прибутку у зв'язку з вищеописаними витратами.
Після списання облік простроченої дебіторської заборгованості ведуть протягом п'яти років на позабалансовому рахунку 007, де фіксується заборгованість неплатоспроможних контрагентів, списана у збиток. Це робиться для відстеження можливості її стягнення.
Слід зазначити, що організації, які застосовують спрощену систему оподаткування і обчислюють базу оподаткування за формулою "доходи мінус витрати", не мають права віднести до витрат, що зменшують базу для оподаткування, витрати, що виникли у зв'язку зі списанням простроченої заборгованості.
Прострочена дебіторська заборгованість в організації повинна виникати дуже рідко або виникати взагалі, інакше головна мета роботи будь-якої організації - максимізація прибутку - не буде досягнута.