Касова книга, її види та оформлення
У відповідності з російським законодавством всі організації, у тому числі всі суб'єкти підприємницької діяльності, повинні в обов'язковому порядку для зберігання своїх вільних грошових коштів користуватися послугами банків. А їхні розрахунки з іншими юридичними особами в більшості випадків мають здійснюватися по безготівковим розрахунком. А ось всі надходження і видачу готівки в національній грошовій одиниці вони зобов'язані враховувати в касовій книзі. Причому касова книга повинна вестися всіма без виключень організаціями та суб'єктами господарської діяльності (далі - організації), включаючи індивідуальних підприємців, які за родом своєї діяльності мають справу з готівкою.
Кожною організацією, яка є юридичною особою і має касу, ведеться єдина касова книга, призначена для обліку всіх вироблених нею операцій з готівковими коштами в національній валюті. При цьому не враховуються операції, вироблені відокремленими підрозділами організації, які мають свою касу. Кожним таким підрозділом ведеться окрема власна касова книга, оформлена і видана організацією, до складу якої воно входить.
Загальне оформлення касової книги зазвичай покладається на касира організації. Їм оформляється титульна її сторінка, пронумеровуються листи, після цього касова книга обов'язково прошнуровується та засвідчується печаткою організації та підписом її керівника та головбуха.
Ведення касової книги також входить в обов'язки касира, який повинен все записи вносити до неї у двох примірниках (з використанням копіювального паперу). Аркуші касової книги розділені на дві частини - невідривну і відривну. Перший примірник (невідривна частина), так званий «Вкладний лист» повинен залишатися в самій касовій книзі. Другий примірник (відривна частина) є «Звітом касира» і являє собою документ, відповідно до якого касир звітує про рух готівки в касі. Перший і другий примірники, природно, повинні бути ідентичними і мати єдину нумерацію.
Враховуючи, що в сучасних умовах бухгалтерська документація в основному ведеться з використанням комп'ютерної техніки, в організаціях може вестися і касова книга в електронному вигляді. Однак для цього повинні бути виконані три необхідні умови. По-перше, повинна бути придбана ліцензійна комп'ютерна програма для ведення касової книги, узгоджена з відповідними регулюючими та контролюючими органами. По-друге, забезпечена необхідна захист комп'ютера і безпосередньо самої програми від несанкціонованого доступу до них. І, нарешті, по-третє, касир повинен бути навчений принципам роботи з такою програмою.
Сама ж програма для ведення касової книги повинна забезпечувати не тільки візуальне відображення її змісту на моніторі, а й роздруківку тих же документів, наявність яких вимагається і у звичайній касовій книзі, а саме «Вкладного аркуша» і «Звіту касира». Крім того, програма повинна забезпечувати автоматичну нумерацію сторінок книги, причому, не допускаючи втручання касира.
Після закінчення кожного календарного року (або в інші строки, якщо виникає така необхідність) все, раніше щодня роздруковані «Вкладні аркуші», підшиваються у відповідному порядку в книгу, яка завіряється так само, як і звичайна касова книга. Крім того, в ті ж терміни, касова книга в електронному вигляді повинна бути перенесена на електронний носій і передана на зберігання в архів організації.
Контроль за правильністю ведення касової книги відповідним наказом повинен бути покладено на головного бухгалтера або, у разі необхідності, на іншого відповідального працівника.