Класифікація документів: основні критерії

Щоб легко було розбиратися у великій кількості документів, розроблені спеціальні правила їх складання та оформлення, різні класифікації, а також відповідні форми і методи роботи з ними.

Варто відзначити, що класифікація документів надзвичайно важлива, оскільки вона допомагає виділити їх конкретні ознаки і дає можливість використовувати їх найбільш раціонально. Вона є однією з найдревніших і до кінця незавершених проблем, розробка якої почалася тільки з кінця 1960-х років. Більшість підходів розподілу документації на окремі групи раніше стосувалося тільки специфічних ознак щодо сфери діяльності або окремої науки. І лише недавно була створена багатоаспектна класифікація документів, в основі якої лежать інформаційні та матеріальні складові.

Всі документи можна розділити за наступними критеріями:

1. Обставини їх функціонування у просторі та часі. До уваги беруть регулярність виходу в світ (періодичні і неперіодичні), час появи (оригінал, оригінал, копія, дублікат), місце випуску (регіональні, національні чи зарубіжні) -

2. Інформаційна складова.

• звертають увагу на зміст і рівень узагальнення інформації (первинна та вторинна документація) -

• класифікація документів включає мірність записаної інформації щодо розміру (формату) і кількості сторінок (обсягу) -

• поділ по тому, як сприймається інформація (можуть документи читатися людиною або вимагають спеціального технічного обладнання) -

• ця класифікація документів також включає характер знакових засобів, за допомогою яких фіксується інформація (текстові та нетекстові форми) -

• за способом запису даних розрізняють рукописні, друковані, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, а також електронні документи.

3. Матеріальна складова, яка включає певні критерії (наприклад, матеріал носія інформації, а також його форма і конструкція).

Варто відзначити, що розподіл документації на окремі групи за змістом і формою дозволяє більш ефективно організовувати роботу з нею.

Слід згадати, що на сьогоднішній день існує також відповідна класифікація документів бухгалтерського обліку, яка бере до уваги їх зміст, місце та порядок складання, призначення, а також спосіб використання.

Дана класифікація бухгалтерських документів включає наступне підрозділ на види:

• в залежності від призначення - розпорядчі та виконавчі, бухгалтерського оформлення або комбінірованние-

• по порядку складання - первинні та сводние-

• внутрішні і зовнішні документи-

• за способом використання - одноразові й накопітельние-

• залежно від змісту - грошові, розрахункові та матеріальні.

Треба сказати, що така класифікація включає багато критеріїв і є надзвичайно широкою, тому кожен документ відноситься до різних груп одночасно, але при цьому може характеризуватися певними особливостями і використовуватися тільки у відповідній галузі.