Інформаційно-довідкові документи в діловодстві підприємств. Їх призначення та функції

Інформаційно-довідкові документи є найважливішою складовою сучасного діловодства. Саме ними найчастіше поповнюється кореспонденція установ і підприємств будь-якої форми власності.

Значення і особливості

Інформаційно-довідкові документи насамперед відіграють допоміжну посередницьку роль по відношенню до інших паперів кадрової політики. Вони не є обов'язковими і не містять доручень, а всього лише дають інформацію про фактичний стан справ на підприємстві, повідомляють відомості, які служать підставою для прийняття рішень та складання розпорядчих наказів. Інформаційно-довідкові документи мають відмінну особливість, яка полягає в їх спрямованості по системі управління знизу вгору, тобто від рядового фахівця до керівника відділу, від керівника до заступника директора або безпосередньо до генерального директора. Але бувають і винятки, наприклад, листування (службовий лист, телеграма, електронне повідомлення тощо) служить для розвитку комунікацій між співробітниками з рівними посадовими обов'язками.

Класифікація за видами

Довідково-інформаційні документи мають багато різновидів, до них відносяться: довідки та доповідні, зведення, акти та огляди, пояснювальні записки та листи, телеграми і телефонограми. Їх адресат може бути як внутрішнім, так і зовнішнім. Отже:

• довідкова документація на увазі папери, що володіють індивідуальним характером, які видаються за разовим запитом і стосуються тільки одного працівника-

• звітно-довідкова визначається конкретною періодичністю надання адресату і наявністю певних типових форм, періодичність може бути квартальна, річна, еженедельная-

• аналітична видається як за індивідуальними (разовим), так і по періодичним (регулярним) запитам, має зведений характер, служить для збору узагальнюючої інформації.

Уніфікація документів

Склад, структура та порядок оформлення інформаційного діловодства визначається на кожному підприємстві індивідуально в нормативних актах кадрової політики. Але при цьому є обов'язковим приведення всіх документів до певного однаковості за складом і формою. Уніфікація документів - це встановлення оптимального однаковості формату, набору і фіксації реквізитів. Уніфікованими є ділові папери, створені за єдиними стандартами і правилами, що містять всю необхідну інформацію для прийняття рішень. Інформаційно-довідкові документи не є винятком і також підлягають стандартизації. Проведення уніфікації необхідно з метою спрощення та підвищення якості роботи з документами, раціоналізації процесу їх пошуку, підготовки і виконання, типізації форм, зниження трудомісткості обробки та вироблення прогресивних методів, а також для скорочення використовуваного переліку. Керівництво з організації та контролю над уніфікацією закріплено за головною організацією з координації та ведення УСД і ОКТЕІ.