Видатковий касовий ордер. Форма та порядок заповнення.
Порядок проведення касових операцій в Росії регламентований основний інструкцією ЦБ РФ за № 40 від 1993 року. Усі проведені касові операції виконуються на типових формах, затверджених в якості первинної документації для всіх господарюючих підприємств.
На всіх підприємствах незалежно від форми власності для обліку проведених касових операцій застосовуються ордери (прибуткові та видаткові).
Видатковий касовий ордер являє собою строго регламентовану форму № КО-2.
Усі касові документи реєструються в книзі спеціального обліку, так як ставляться до первинних фінансових документів.
Видатковий ордер, бланк якого включає такі обов'язкові для заповнення реквізити: він містить найменування господарюючого суб'єкта та його підрозділи, державні коди підприємства, дату і реєстраційний номер, кореспондентський рахунок і субрахунок.
Як заповнити видатковий касовий ордер? Чіткість заповнення і безпомилковість дуже важлива. Помилки та неточності, виправлення не повинні зустрічатися в касових документах. Перш за все, видача грошей за касового ордеру не повинна здійснюватися без двох обов'язкових підписів керівників (головного бухгалтера, керівника). Без їхніх підписів касир не може здійснювати витрата коштів.
Видатковий касовий ордер після видачі по ньому грошей відразу підписується касиром, а все додані до нього документи погашаються штампом «Оплачено».
При видачі готівки окремій людині, не включеного до відомість або не працює на підприємстві, касир зобов'язаний вимагати надання документа, службовця як посвідчення особи. Дані отриманого документа (найменування наданого документа, його номер, дату, місце його видачі і ким виданий) касиру необхідно занести в видатковий касовий ордер. Після видачі грошей за дорученням вона відразу ж підшивається до видаткового ордеру. Якщо видача здійснюється за дорученням і проводиться за окремою відомістю, то перед підписом одержує людини касир робить позначку: «за дорученням». А вже після цієї поправки особа, яка отримує дані кошти, ставить свій підпис. Всі можливі записи в документі робляться одержувачем особисто чорнилом або синьою кульковою ручкою. Видатковий касовий ордер в порівнянні з окремою відомістю передбачає написання одержуваної суми не тільки прописом, а й цифрами.
Операції з готівковими активами (прийом грошей, видача) можуть проводитися за касовими ордерами тільки день у день їх видачі та складання. За підсумками дня касир на підставі наявних даних по первинних касових документів заповнює книгу обліку касових операцій. Книга по касі ведеться в двох обов'язкових примірниках. Другий примірник виконується під копірку. У підсумку дня після заповнення даної книги екземпляр, виконаний під копірку, підшивається разом з первинними ордерами і далі здається на обробку в бухгалтерію.
Приміром, видається зарплата за травень 2012 року. Але в списку людей, включених у відомість, знаходиться один працівник, який перебуває в даний час у лікарні. За отриманням належної йому зарплати звертається його дружина з довіреністю. Причому, довіреність завірена головним лікарем лікарні, де лікується хворий працівник. У цьому випадку касир зобов'язана звірити паспортні дані одержувача, зазначені в довіреності, з даними першотвору паспорта. При найменших сумнівах касир має право перевірити правдивість виданої довіреності. Далі потрібно зробити у відомості позначку «за дорученням» і отримати розпис одержувача. Після отримана довіреність прикріплюється до відомості і разом з відомістю і видатковим ордером здається в бухгалтерію.