Протокол загальних зборів учасників ТОВ. Правила оформлення
Протокол загальних зборів учасників ТОВ - надзвичайно важливий документ. Вимоги до складання протоколу ОСУ не закріплені на законодавчому рівні, проте звичаї ділового обороту та діловодства диктують певні правила його складання.
Обов'язковість ведення протоколу
По-перше, протокол зборів учасників ТОВ - обов'язковий документ, що підтверджує сам факт того, що збори проводилися (а обов'язок проведення і кількість обов'язкових зборів на рік врегульовано законом і в деяких випадках - Статутом товариства).
По-друге, саме в протокольній формі оформляються всі рішення по діяльності підприємства.
Протокол загальних зборів ТОВ зберігається на підприємстві і повинен бути наданий для ознайомлення будь-якому учаснику товариства за його першою вимогою.
Як правило, відповідальним за зберігання протоколів призначається директор підприємства, що обов'язково повинно бути відображено в його посадовій інструкції.
Що відбивається в протоколі
Протокол загальних зборів учасників ТОВ ведеться секретарем зборів або головою ОСУ.
У протоколі відображаються:
- дата і час початку собранія;
- тип ОС;
- кворум і легітимність ОС;
- порядок денний ОС;
- виступи (тезисно) учасників, питання, обговорення, дополненія;
- результати голосування з тих чи інших вопросам;
- рішення, прийняті ОСУ.
протокол зборів учасників оооПротокол загальних зборів учасників ТОВ скріплюють підписом всі члени суспільства або голова зборів та секретар. Протокол прошивається з обов'язковою нумерацією сторінок, скріплюється печаткою підприємства.
Слід зазначити, що протокол ОС може не містити перерахування всіх учасників персонально, але в такому випадку обов'язковим додатком до нього повинен бути лист реєстрації учасників, із зазначенням їх паспортних даних та особистим підписом кожного з них. Лист реєстрації складається у вільній формі і прошивається разом з протоколом.
Іншим варіантом може бути ведення журналу реєстрації. У такому випадку листи журналу нумеруються, прошиваються і скріплюються печаткою підприємстві. Термін зберігання такого журналу не обмежений жодним нормативним актом.
Також рекомендується вести протокол роботи лічильної комісії. Сама лічильна комісія обирається рішенням зборів у складі голови і мінімум одного члена комісії. Підписується протокол головою і підшивається спільно з протоколом ОС.
Для регулювання всіх важливих моментів в процедурі ведення протоколу рекомендується розробити і впровадити "Положення про порядок ведення протоколу ОС", в якому закріпити порядок складання, внесення змін, оскарження, зберігання протоколів. Стверджується таке положення керівником підприємства або ж виноситься на обговорення ОС (вкрай рідко).
Всі протоколи ОС повинні зберігатися аж до ліквідації товариства, а потім передаватися на зберігання до архіву.
Один учасник - як оформити протокол?
А як бути, якщо в ТОВ всього один учасник? Обов'язковим ведення протоколу або достатньо оформляти рішення учасника? Закон не робить винятків для таких товариств. Протокол загальних зборів учасників ТОВ за формою і змістом нічим у цьому випадку не відрізняється від протоколу з великою кількістю учасників.
Також хочеться відзначити, що протокол - це лише технічний спосіб оформлення рішень учасників. Тому в разі судового спору юридично грамотно буде визнавати не відповідним законом саме рішення, а не протокол річних зборів учасників ТОВ. Однак недоліки у веденні протоколу можуть стати підставою для визнання рішень незаконними.