Ви робите помилки в списку щоденних справ? Прочитайте це!

Якщо ви читаєте цей пост, то напевно використовуєте якийсь щоденний список справ у вашому житті, вірно? Питання в тому, чи використовуєте ви цю систему, щоб реалізувати свій потенціал? У вас виходить все робити за планом, як записано в тому порядку?

Якщо ви, як багато людей, плануєте свій час, і навіть можете контролювати виконання розпорядку, – це, звичайно, розумно. Але ви, може бути, робите помилку, яку допускають багато, що стає перешкодою не тільки в плані продуктивності, але й попросту в плані організації ваших думок.

"Про що мова?" – запитаєте ви. Зараз пояснимо

Що містить ваш щоденний список справ? Чи достатньо розділити свій час на майбутні завдання? А чи можете ви реально виконати ці завдання у відведений відрізок часу? Не завжди. І це веде до збою плану і, як результат, до незадоволеності собою.

Як побудувати правильний список важливих справ

Щоденний список справ повинен складатися з невеликих завдань, які займають не більше ніж пару годин. В іншому випадку їм не місце у вашому загальному списку.

Це помилка багатьох. Вони використовують повсякденне планування, як нагадування про важливі справи, над якими потрібно серйозно попрацювати. Це займає один пункт у списку – тим справа й обмежується. Тому що важко людині виділити першочергове завдання у списку, де поруч стоять великі проекти і дрібні завдання з повсякденного життя.

Як бачите, не відділяючи свої довгострокові цілі і проекти від звичайних справ, ви нічого не доб'єтеся ні в тому ні в іншому.

Ведіть список довгостроковій продуктивності

Що це означає? Багатьом невтямки, що є й інші види планування часу, крім простих щоденних списків справ. Це особистісні завдання для підвищення продуктивності. І мало того, що вони підвищують продуктивність, дозволяючи при цьому зберегти ваш список справ більш чітким і вільним, але вони також дозволяють мислити на перспективу. Така система дозволить взяти під контроль свій час і не допускати, щоб ваш день контролював вас. Це зрозуміло?

Розглянемо структуру цих списків – для організації продуктивності та типового денного переліку справ, який практикують більшість людей.

• Список основоположних цілей. Він складається як довгострокова перспектива на 90-180 днів, щоб розпланувати, чого ви хочете досягти в цей проміжок часу. Що необхідно встигнути зробити в найближчі 3-6 місяців? Які задачі і дії, які матимуть величезний вплив на вашу роботу або ваше життя? Ці елементи і складають ваш головний, цільової список. Це план – "що" і "коли" ви хочете досягти.
• Щотижневий список планованих справ. Його використання послужить розбивкою елементів вашого першого, основоположного списку цілей. Ці елементи працюють у напрямку головного проекту, але розбивають велику задачу на менші підмножини. Це дозволяє побачити те, над чим потрібно працювати з тижня на тиждень, щоб досягти цілей, і як ваш щоденний графік може бути організований.
• Ваш щоденний список справ. І ось, нарешті, переходимо до найпростішого, що допомагає розбити щотижневий список запланованих справ на дрібні завдання, які ви можете вирішити всього за пару годин. Це свого роду фільтр завдань, що йде вниз від двох перших списків, щоб в кінцевому підсумку дозволити вам завершити кожен проект, який ви хочете довести до кінця.

Результат?

Це може здатися трохи дивним – тримати три списки замість одного, але подивіться, що відбувається в результаті.

Раптом, зі створенням, так би мовити, генерального списку, ваш щоденний список починає щось означати. Він стає вільним від довгострокових проектів і включає тільки невеликі завдання, які потрібно встигнути зробити кожен день, щоб дозволити вам завершити все заплановане. Ви починаєте з задоволенням викреслювати виконані пункти з щоденного плану. Тепер ви зможете звернутися до завершення важливих проектів і в підсумку – до досягнення ваших кінцевих довгострокових цілей.

Результат: ваш щоденний список справ проходить шлях від простої «звалища» всього, що ви повинні зробити, до ключовою рушійною сили вашої продуктивності та успіхів.