Як скласти план заходу: зразок

Під заходом мається на увазі сплановане і проведене за участю групи людей збори: свято, ділова зустріч, спортивне змагання, дитячий ранок, рекламна акція і т. Д. Оскільки на заході найчастіше присутня велика кількість учасників, вкрай важливо подбати про безпеку всіх запрошених, а також про те, щоб їм було комфортно, ніхто не нудьгував, не було претензій до меню, виступу артистів, оформлення приміщення для переговорів і т. д. Для того щоб уникнути неприємних сюрпризів, необхідно ретельно підготуватися.

Як скласти план заходу

Підготовка заходу починається з планування. Про те, як скласти план заходу, краще потурбуватися заздалегідь. Чим більше часу залишається до значимої дати, тим більше можливостей все обдумати, зважити, уникнути помилок і негативних відгуків учасників. Плани складаються відповідно до специфіки заходу, але є і спільні рекомендації з планування.

Що передбачити в плані

У першу чергу мету. Жоден захід не проводиться просто так. Керівники компанії бажають домогтися певних результатів: формування корпоративної культури, просування товару на ринку, розширення майданчиків для бізнесу, згуртування співробітників, вшанування ювіляра (офіційне визнання його заслуг перед фірмою) і т. Д. Головне - мета повинна бути конкретною, чітко сформульованої і досяжною . Разом з метою визначається і вид заходу (фуршет, пікнік, свято в аквапарку і т. Д.).

Наступний етап планування - бюджет. Як би не старався організатор, реалізувати всі творчі ідеї не вдасться, якщо цього не дозволить кошторис. Тому перш ніж вирішувати, як скласти план заходу, необхідно визначитися з фінансами.

Як скласти план заходів

Враховуються такі позиції:

• кількість і стать гостей (необхідно для складання меню, підбору напоїв) ;
• місце проведення меропріятія;
• оформлення та технічне оснащеніе;
• транспорт (якщо захід виїзне) ;
• фото- і відеос'ёмка;
• запрошення ведучого, артистів;
• призи та подарунки;
• висвітлення заходу в ЗМІ (при необхідності).

Опитувальні листи

Після з'ясування перерахованих вище питань можна приступати до складання опитувальних листів для запрошених. Так буде легше врахувати побажання гостей. За результатами анкетування, можливо, доведеться внести корективи в план і кошторис. Пропонуємо приблизний перелік питань:

1. Чи плануєте Ви відвідати захід?
2. Якщо не плануєте відвідування захід, то з якої причини?
3. Як Ви дізналися про проведення заходу?
4. Як пройшла реєстрація на участь у заході (дуже просто, просто, без особливих проблем, з незначними утрудненнями, виникли труднощі)?
5. Чи є у Вас побажання по меню?
6. Хто оплатить Ваша участь у заході?
7. Які теми, питання для обговорення Вас цікавлять?
8. Чи є у вас питання по заходу, які?
9. Чи є у вас питання до ведучого заходу, які?
10. Як Ви бажаєте отримати інформацію про захід (адресна пошта, електронна пошта, телефон)?
11. Інше.

Питання коригуються в залежності від виду та змісту заходу. Головне - скласти анкету таким чином, щоб організатор отримав всі потрібні йому відповіді. Це допоможе визначитися з тим, як скласти план заходу, уникнути всіляких непорозумінь. Так, ділові партнери-мусульмани під час банкету НЕ доторкнуться до свинини (значить, в меню повинні бути передбачені страви з курки, індички), а жарти ведучого корпоративу можуть комусь здатися не смішними. Зрозуміло, опитування повинен бути анонімним.

Після того як інформація зібрана, співробітник приступає безпосередньо до складання плану.

Як скласти план заходу: приклад

Форма плану розробляється відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Традиційно в плані перераховуються види робіт з підготовки та проведення заходу, терміни виконання та відповідальні. На початку документа зазначаються найменування організації та виду документа про затвердження, дата, номер і місце складання документа, гриф про затвердження. Окремо оформляються фінансові документи, листи погодження та ознайомлення з документом. У вигляді схеми це виглядає приблизно так:

У плані також можуть бути передбачені графи «результати» і «примітки».

Як скласти план заходів на рік

Складений план обговорюється з керівництвом компанії, затверджується і доводиться до відома співробітників. Відповідальні особи ставлять свої підписи в листі ознайомлення і отримують на руки копію плану. Після цього питання: «Як скласти план заходу?» Вважається закритим.

Як правило, заходи проводяться кілька разів на рік, тому event-менеджера або іншому фахівцю доводиться займатися складанням річного плану заходів. Як скласти план заходів на рік?

Річний план

Перш ніж приступити до складання річного плану, потрібно проаналізувати діяльність компанії за рік, що минає. За результатами аналітичної роботи складається звіт, зміст якого дозволить поставити цілі на наступні 12 місяців. На досягнення саме цих цілей будуть спрямовані заходи, що проводяться в новому календарному році.

Заходи плануються по місяцях. Скільки заходів проводити щомісяця - вирішує компанія. Все залежить від поставлених цілей і насущних проблем. Передбачаються одноразові, періодичні та поточні заходи. До одноразовим заходам належить, зокрема, закупівля обладнання у закордонній компанії. Поточне захід теж проводиться один раз, але займає більший проміжок часу. Періодичні заходи повторюються через певний часовий інтервал. Це може бути підвищення кваліфікації співробітників (конференції, семінари, вебінари), розробка та впровадження проектів, проведення корпоративів та інше. Усі заходи повинні логічно узгоджуватися між собою по доцільності, тематикою та термінів проведення.

Форма річного плану

Річний план складається у формі загального плану робіт або тимчасового графіка. Іноді доречні обидва варіанти (наприклад, якщо виконавці трудяться в різних організаціях). Розглянемо ці різновиди планів докладніше.

В загальному річному плані зазначаються порядковий номер, найменування заходи, терміни виконання, результати, відповідальні виконавці і примітка. У розділі «Результат» вказується продукт діяльності фахівців: схема процесу або механізму, завершений проект, звіт, пакет документів і т. Д ..

При складанні тимчасового графіка заходу зазначаються на кожен місяць. Стик між найменуванням заходи та місяцем закрашивается. Вид документа може бути приблизно таким:

На додаток до річного плану розробляються обґрунтування заходів, форми звітності та контролю, а також додатки. У додатки входять:

• фінансова документація;
• план комунікацій, іншого супроводу меропріятія;
• аналіз ризиків.

Всі перераховані вище плани складаються для дорослих. Але різні заходи проводяться і з дітьми. Закономірності складання планів для хлопців приблизно ті ж, але є деякі особливості.

Як скласти план заходи для дітей

Захід для маленьких громадян відрізняється від такого для дорослих, насамперед, виховної та (або) оздоровчою спрямованістю. Відповідальними призначаються педагоги, психологи, масовики-витівники, бібліотекарі, вожаті в оздоровчих таборах та інші фахівці, що працюють з дітьми. Специфіка заходу залежить від віку дітей і поставлених завдань. Розглянемо особливості планування заходів в дошкільному закладі, школі, бібліотеці та оздоровчому таборі.

Дошкільна установа

Як скласти план заходи для дітей

Заходи в дитячому садку є частиною річного плану. Передбачаються:

• ранки (тематичні та до святкових дат) ;
• спортивні празднікі;
• дні і тижні здоров'я (включають різні заходи) ;
• батьківські збори і т. д.

Для кожного із зазначених заходів складається свій план або сценарій, який затверджується завідуючої і узгоджується з її заступником. Зазначаються назва заходу, мета, завдання, час і місце проведення, обладнання, інвентар, хід заходу (в сценарії) та відповідальні. Ось приклад оформлення плану заходів до Дня здоров'я:

Залежно від специфіки заходу можуть зазначатися очікувані результати (зниження захворюваності вихованців, сформованість у дітей уявлень про здоровий спосіб життя, підвищення рівня педагогічної культури батьків і т. Д.).

Сценарій заходу для дошкільнят - це ігри, вистави за сюжетами казок, фокуси, атракціони. Важливо, щоб свято було цікавим, веселим, яскравим, а головне - корисним для малюків.

Школа

Як скласти план заходу приклад

Заходи для учнів плануються під час навчального року і на канікулах. Плани заходів складають завуч, класний керівник, вчитель фізичної культури, педагог-організатор, психолог. Плани, складені педагогами, перевіряються і затверджуються завучем. Передбачаються цілі і завдання заходу, очікувані результати, призначаються відповідальні. При складанні планів враховуються вік дітей, їхні інтереси, проблеми в класі (успішність, поведінку, стосунки в колективі і т. Д.), А також об'єктивні чинники (пора року, тип поселення, особливості місцевості, клімату і т. Д.), пам'ятні дати. Відповідно з цим проводяться заходи на теми «Лицарі і принцеси», «Знайомство з музичним театром», «Свято літа», «Вони билися за Батьківщину» та інші. Головне, щоб дітям було цікаво. До підготовки та планування заходу залучаються і самі учні. Як скласти план заходів? Зразок представлений в таблиці.

Дитяча бібліотека

Як скласти план заходів зразок

Співробітники бібліотек дбають про те, щоб діти більше читали, любили книги. З цією метою проводяться літературні вечори, вікторини, аукціони і т. Д. Як правильно скласти план заходів у бібліотеці? Ця робота проводиться в кілька етапів. Вибирається тема заходу, визначається його мета і вікова адресність. У відповідності з віком учасників відбираються літературні твори, складається сценарій.

Не забувають бібліотекарі та про рекламу: виготовляються плакати, листівки, запрошення. Важливий момент - підготовка наочно-ілюстративного матеріалу. Сам захід фіксується, аналізується і пропагується в ЗМІ. Форма плану може бути приблизно такою:

Оздоровчий табір

Як правильно скласти план заходів

Початківців педагогів хвилює питання: «Як скласти план заходів на зміну?» Традиційно в оздоровчих таборах вожаті користуються планом-сіткою. Загонові заходи узгоджуються з табірними, включаються банні дні, час заїзду та від'їзду. В план-сітку вносяться заходи, що проводяться до обіду, після полудня і вечері. Виграшний варіант - складання двох планів-сіток: на ясну і дощову погоду.

Виглядає план-сітка приблизно так. Аркуш паперу розбивається на прямокутники за кількістю днів зміни. У кожен прямокутник записуються заходи.

До складання плану-сітки доцільно залучити дітей, адже заходи плануються саме для них. Можна створити робочу групу з найбільш активних хлопців або поставити в ігровій кімнаті ящик пропозицій. Не буде зайвим провести мозковий штурм.

У сценарії конкретного заходу зазначаються мета, місце і час проведення, обладнання, інвентар та хід самого дійства.

При складанні планів (як для дорослих, так і для дітей) важливо, щоб захід був доцільним, корисним, цікавим і незабутнім.