Офіс менеджер. Посадові обов'язки
На посаді "Офіс-менеджер" більшість роботодавців бачать працівника, який виконує досить широке коло обов'язків. Мета введення в штатний розклад цієї одиниці - забезпечення безперебійної роботи офісу або навіть декількох служб, які відповідають за це. Якщо потрібен не звичайний секретар, що відповідає на дзвінки, що приймає пошту і відвідувачів, то, звичайно, офіс-менеджер - це керівник, так як даному працівнику необхідні певні повноваження і владу. Без цього він не зможе ефективно виконувати покладені на нього обов'язки.
В рамках свого основного завдання, перелік обов'язків, які повинен виконувати офіс-менеджер, повинен охоплювати, як мінімум п'ять напрямків. При цьому слід розуміти, що офіс - це не приміщення, де сидить начальник, а місце, де ще виконуються адміністративно-управлінські функції. І значить, їх якість і терміни виконання будуть залежати від того, як буде побудована робота офіс-менеджера.
Управлінські обов'язки. У них входить планування роботи офісу, організація його структури, керівництво службовцями, впровадження корпоративної культури, розробка політики спілкування з контрагентами та контроль за її дотриманням.
Адміністративні функції. Вони охоплюють організацію діловодства, налагодження взаємин між службами, розподіл офісних площ між співробітниками.
Господарські обов'язки. Офіс менеджер повинен організовувати придбання офісної техніки, канцелярії, витратних матеріалів, господарського інвентарю. Крім того, він повинен забезпечити прибирання офісних приміщень, технічне обслуговування оргтехніки, своєчасну сплату комунальних платежів, орендної плати і т.п.
Контрольні обов'язки. Цей напрямок діяльності включає в себе проведення аудитів, ревізій, інвентаризації матеріальних цінностей, документації.
Звітні. У них входить підготовка звітної документації (інформації) для керівника.
Залежно від розміру організації цей співробітник може бути окремим виконавцем, наділеним керівними повноваженнями (для невеликих фірм), а може очолювати цілу службу. При цьому керівнику організації слід розуміти, що бажання універсалізації співробітників, поставленні в їх обов'язки речей, що лежать в компетенції інших служб, не завжди виправдано. Наприклад, не варто завантажувати подібного працівника бухгалтерією, управлінням персоналом і т.п. Подібне змішування зазвичай негативно позначається на якості роботи. Причина цього лежить в тому, що дані обов'язки набагато ширше, ніж обов'язки щодо забезпечення роботи офісу, вони пронизують всю організацію в цілому. Тому, складаючи резюме, офис-менеджер повинен робити акцент на досвіді роботи і навичках за наведеними вище п'яти напрямках діяльності, а не розмазувати їх на занадто широке коло обов'язків найчастіше, не пов'язаних із забезпеченням роботи офісу. При цьому роботодавець, який шукає кваліфікованого співробітника в цій сфері, не повинен забувати, для чого йому цей працівник потрібен, і не висувати надмірних, що не відносяться до основної функції вимог.