Офіс-менеджер - хто це? Посадові обов'язки офіс-менеджера
«Планктон», «манагери» - всі ці неприємні визначення ставляться до роботи офісних працівників. Але чи так марна подібна робота? Офіс-менеджер - хто це? Який коло його обов'язків?
Зміст
Офіс-менеджер - хто це?
Професію офіс-менеджера часто плутають з професією секретаря. Але відмінність між цими спеціальностями все-таки є. Отже, офіс-менеджер - хто це?
Менеджер даного напрямку є офісним управлінцем або адміністратором. Він регулює офісну роботу, будучи важливим інформативним ланкою між співробітниками і начальством, клієнтами та співробітниками і т.д.
Чим активніше діяльність тієї чи іншої організації, тим більше у неї проблем із щоденними дрібними організаторськими справами і документацією. Їх виконання і забезпечує офіс-менеджер.
Він стежить за тим, щоб всі поточні документи, а також накази начальства були оформлені належним шляхом. При цьому розпорядження керівного складу повинні бути вчасно донесені до співробітників фірми, всі скарги від відвідувачів повинні бути прийняті до відома, а пропозиції співробітників доведені до начальства.
Таким чином, діловодство, а також комунікативні зв'язки в компанії частково лягають на плечі офісних менеджерів.
Місце роботи та заробітна плата
Офіс-менеджер необхідний у будь-якій компанії, у якої є офіс, керівник і хоча б кілька співробітників. У дрібних організаціях список обов'язків подібного фахівця значно менше, ніж, наприклад, в величезної корпорації. У великій компанії офіс-менеджерів може бути декілька, а кожен з них закріплений за своїм відділом.
Виходить, що попит на таких фахівців досить високий і, можливо, буде ще рости. Але тільки от перспективи кар'єрного просування практично немає. Особливо якщо, окрім офіс-менеджементу, людина більше не володіє ніякою професією.
Зважаючи на те що обов'язки не надто складні, конкуренція за одне робоче місце, за красней мере в Росії, досить висока - 6 осіб на вакансію. При цьому зарплата за столичними мірками невисока - 27 тисяч рублів.
У культурній столиці - Пітері - зарплата подібних працівників нижче приблизно на 5-7 тисяч, а конкуренція в рази вище. Чим далі до периферії країни, тим менше зарплата і більше претендентів на посаду.
Необхідні особисті якості
Доручення, які отримує офіс-менеджер, як правило, потребують термінового та оперативному виконанні. Тому від претендента на посаду потрібно, перш за все, старанність, моторність і пунктуальність. Також важлива хороша пам'ять і вміння концентруватися.
Людина, що займає цю посаду, повинен бути доброзичливим і товариським, оскільки в окремих ситуаціях перед клієнтами він виступає в якості представника компанії.
Офіс-менеджер повинен володіти грамотної і логічно вибудуваної промовою, а також володіти діловою етикою, оскільки його часто залучають до організації ділових переговорів і корпоративних зустрічей.
Корисні знання, начебто номера телефону хорошого електрика або служби доставки обідів, теж не завадять. Адже в багатьох компаніях порядок в офісі, а також ситість співробітників контролюються теж менеджером.
Необхідні навички офіс-менеджера
офіс Пікчер менеджер
- Перша вимога до подібного співробітнику - впевнене володіння ПК та Інтернетом. Якщо крім Word і Excel, претендент буде володіти Photoshop або «Офіс Пікчер-менеджер» - це ще один привід взяти на роботу саме його, а не когось іншого.
- Висока швидкість друку. Вміння швидко набирати тексти - одне з головних для офіс-менеджера.
- Навички в адміністративному управлінні, отримані на попередніх роботах, обов'язкові, якщо людина влаштовується у велику компанію.
- Навички ведення діловодства. Ведення документації - одна з головних обов'язків даного виду фахівців, так що без базових знань не обійтися.
- Впевнене користування оргтехнікою. Факси, принтери, сканери - все це повинно бути в компетенції офіс-менеджера.
- Навички грамотного і дипломатичного спілкування. Офіс-менеджер повинен не просто грамотно спілкуватися, він повинен вміти вирішувати конфліктні ситуації, якщо це буде потрібно.
- Володіння іноземною мовою. У великих міжнародних компаніях офіс-менеджер повинен володіти хоча б базовою англійською.
Загальні положення посадової інструкції
Посадова офіс-менеджера інструкція затверджується генеральним директором компанії. У різних компаніях вона може відрізнятися за деякими пунктами, але в цілому її основні положення не змінюються. З робочою інструкцією необхідно ознайомлюватися ще до підписання трудового договору, щоб потім не нарікати на те, що виконувати ті чи інші обов'язки не входило у ваші плани.
У загальних положеннях може бути зазначено:
- хто відповідальний за прийом офіс-менеджера на роботу;
- хто має право звільнити його від должності;
- кому підпорядковується працівник;
- хто підпорядковується офіс-менеджеру;
- хто виконує обов'язки офісного менеджера в його відсутність і т.д.
Як правило, офіс-менеджери підпорядковуються генеральному директору. У підпорядкуванні у адміністраторів офісу знаходяться кур'єри, водії, прибиральниці і т.д.
Також в загальних положеннях може уточнюватися, працівника з яким рівнем кваліфікації можна приймати на описувану посаду.
Прямі обов'язки
Наступним пунктом в інструкції прописуються обов'язки офіс-менеджера.
Для резюме на соіскательство вакансії часто претенденти виписують в окрему графу, які обов'язки вони виконували на попередній роботі в офісі. Так роботодавець отримує більше інформації про навички претендента.
Які пункти можуть входити в безпосередні обов'язки офіс-менеджера?
- Курирування телефонних дзвінків. Співробітник повинен відповідати на надходять дзвінки, в міру своїх можливостей відповідати на питання опонентів, а також інформувати начальство про інформацію, яку просили передати.
- Курирування документації. Зберігання та облік документів, контроль кореспонденції, оформлення наказів і т.д. - Це прямі обов'язки офіс-менеджера.
- Розмноження документів. За особливим дорученням шефа співробітник виконує копіювально-розмножувальні роботи.
- Оформлення листів, запитів - тобто ведення листування з партнерами, клієнтами або постачальниками на прохання безпосереднього начальника.
В обов'язки офіс-менеджера може входити ще як мінімум шість видів робіт. Але в кожній компанії навантаження на фахівців цієї категорії визначається індивідуально.
Права офіс-менеджера
Будь інструкція офіс-менеджера включає в себе не тільки обов'язки, а й права.
- На надання повної інформації. Для виконання тих чи інших завдань офіс-менеджер має право вимагати надання того обсягу інформації, включаючи конфіденційну, який йому необхідний.
- Озвучувати раціоналізаторські пропозиції. Якщо для організації офісної роботи необхідні нововведення або додаткові розпорядження гендиректора, то менеджер має право пропонувати їх ввести.
- Вимагати належних умов роботи. Якщо службові обов'язки неможливо виконувати через відсутність необхідних умов, офіс-менеджер може вимагати їх створити.
- Діяти в рамках компетенції. Вивчивши посадову інструкцію, працівник має право приймати самостійно рішення і давати розпорядження, але тільки в рамках своєї компетенції.
Це приблизний звід прав, якими володіє офісний менеджер. Вони можуть доповнюватися або скорочуватися залежно від специфіки установи.
Відповідальність
Офіс-менеджер - професія, яка також передбачає якусь відповідальність. Її обсяг і покарання за порушення правил визначає кожен роботодавець в індивідуальному порядку. Найпоширеніші пункти, за якими лине відповідальність, в посадових інструкціях виглядають приблизно так.
- За халатне ставлення до своїх обов'язків. Несвоєчасне виконання розпоряджень і будь-яка інша недбалість - вина працівника, за яку необхідно відповідати.
- За розголошення конфіденційної інформації. У трудових договорах та посадових інструкціях необхідно уважно читати пункти про конфіденційність інформації. За її розголошення найчастіше можна позбутися роботи.
- За порушення сфери компетентності. Дії, що виходять за сферу компетентності працівника, неприпустимі.
- За порушення трудового розпорядку і т.д. Порушення трудового розпорядку, правил пожежної безпеки або техніки безпеки - це також сфера відповідальності співробітника.
Плюси і мінуси професії
Дана професія має, як і багато інших, ряд переваг і недоліків. Отже, які плюси роботи відчуває на собі офіс-менеджер?
Відгуки працівників, які трудяться на цьому фронті, стосуються, насамперед, високого попиту на дану професію: отримавши певний досвід роботи в цій сфері, знайти собі більш високооплачуване місце не складає труднощів. Ті навички адміністративно-господарської діяльності, які купуються в процесі роботи, актуальні в повсякденному житті. До того ж робота офіс-менеджером дозволяє розвинути свої комунікативні навички.
Серед мінусів - підвищена психологічне навантаження, яку відчувають співробітники, адже протягом одного робочого дня доводиться вирішувати масу різнопланових питань. До того ж керівники, крім прямих обов'язків, часто навантажують офіс-менеджерів особистими проханнями і додатковими дорученнями.
Де навчатися професії?
Офіс-менеджер, хто це - ясно з вищесказаного. Однак де можна навчитися цієї професії?
Спеціального факультету, який готував би офіс-менеджерів, немає в жодному вузі. Але нерідко керівник хоче, щоб цю посаду обіймав людина з вищою освітою. Якого роду буде це утворення, не завжди важливо - головне, щоб претендент був випускником ВУЗу. У провінційних містах на цю посаду можуть взяти навіть після 9 класів освіти. Кожна компанія вирішує в індивідуальному порядку, який офис-менеджер їй потрібно.
Найбільше роботодавця будуть цікавити інші характеристики кандидата:
- чи працював він раніше в цій сфері;
- наскільки добре володіє компьютером;
- чи знає делопроізводство;
- чи володіє мовами і т.д.
Не можна скидати з рахунків і комунікативні навички людини. Якщо за цими показниками все в порядку - шанси отримати роботу зростають.