Що таке дебіторська заборгованість і як з нею працювати

Організації або ІП з безготівкової системою оплати часто дивуються: «Що таке: дебіторська заборгованість щомісяця стає все більше, росте як сніжний ком?» Хтось скаже, що це добре - продукція (послуги) має попит, а з розрахунком можна якийсь час і почекати. Але не варто спокушатися - в основному таке збільшення є сигналом того, що фірма в недалекому майбутньому понесе збитки. Ви ніколи не замислювалися про те, що деякі постійні боржники використовують вас як банк? Ті кошти, які не виплачені вам в строк - це вільні гроші для ваших клієнтів. Вони направляють їх на інші потреби, мовляв, з платежами вам можна і почекати (ніхто ж не вимагає). А що роблять кредитні організації в такому випадку? Природно, штрафують за несвоєчасну оплату або нараховують відсотки. Так що прийшла пора зрозуміти, що таке дебіторська заборгованість і як її зменшити, взявши під строгий контроль!

Поради, які допомагають знизити дебіторську заборгованість

В принципі, вся «дебіторка» ділиться на такі види: нормальна (період між відвантаженням (наданням послуг) і терміном розрахунку за договором) - прострочена (сума не надійшла в обумовлену контрактом дату) і безнадійна (коли немає можливості повернути грошові кошти). І щоб не опинитися в другій і третій ситуаціях, необхідно дотримуватися наступних порад. Постійна робота з дебіторською заборгованістю має кілька етапів.

1. Щотижня відстежуйте боржників за допомогою програмного забезпечення. Благо, що в даний час розроблені комп'ютерні програми, що формують звіти в лічені секунди. Це дозволяє систематично спостерігати за фінансовою ситуацією.
2. Чим раніше виставляти рахунки, тим швидше надійдуть гроші. Крім того, клієнту бажано нагадувати про терміни платежів. Наприклад, прикладіть до фактури шанобливе лист про це, а можна додати цю інформацію на аркуші рахунку внизу, виділивши її жирним шрифтом. Думка про те, щоб заплатити вчасно, повинна надійно закріпитися в пам'яті дебітора.
3. Система знижок для ранньої оплати - відмінний спосіб стимулювати клієнтів розрахуватися якомога швидше. Це означає, що можна отримати знижку, припустимо, в 2%, якщо оплату здійснити протягом 10 днів, тоді як в договорі зазначено термін 30 днів з дати виставлення рахунку (а далі див. Рада № 2).
4. Постійна робота з боржниками значно збільшує шанси отримати гроші. Листи повинні супроводжуватися телефонними дзвінками. Звичайно, спочатку нагадування не потрібно розглядати як переслідування. Повідомлення повинні завжди бути ввічливими, але твердими, запитаєте покупців про те, коли вони можуть сплатити борг.
5. Ще один з ефективних способів - передбачити таке покарання, як пені, штрафи, відсотки. Для прикладу досить поглянути на рахунки за комунальні послуги або мобільний телефон, щоб зрозуміти, що таке дебіторська заборгованість у сфері ЖКГ та зв'язку, а також подивитися, які там виставлені умови нарахування та стягнення. Ці компанії надзвичайно результативно працюють зі збору несплат.
6. Передати борг в агентство по збору платежів, якщо, незважаючи на всі зусилля, боржник не розраховується з вами. Це не ідеальний варіант, але колекторські фірми знають, що таке дебіторська заборгованість, як з нею боротися, і дуже наполегливі у «вибиванні» грошових коштів.

Навіщо потрібен аудит боргів?

При правильному управлінні ефективно спрацьовує постійне спостереження за боргами. Більшість клієнтів, як правило, платять вчасно. Крім того, бажано робити перевірку стану рахунків, проводячи аудит дебіторської та кредиторської заборгованості. За його результатами виявляються слабкі і сильні сторони діяльності фірми, а також пропонуються відповідні заходи, спрямовані на поліпшення її фінансового стану. Основні кроки аудиторської перевірки наступні:

1. Вивчення установчих документів, облікової політики організації.
2. Аналіз первинної документації, ув'язка фінансової документації з умовами договорів і розцінок, що діють на той момент.
3. Оцінка розрахункових документів, порівняння зі звітними формами.
4. Визначення достовірності даних в бухгалтерському балансі і його додатках.
5. Розробка рекомендацій.

В принципі, область роботи з дебіторською та кредиторською заборгованістю вимагає лише налагодженої системи організації та контролю. Встановлюйте свої правила, а потім дотримуйтесь ім.