Для чого потрібна товарна накладна?
Розвиток комп'ютерних технологій неминуче тягне за собою переклад економічних та юридичних взаємовідносин між різними економічними суб'єктами на новий рівень. Електронні форми приходять на зміну паперовим, зачіпаючи все більше аспектів нашого життя, проте цей процес ще далекий від завершення, і сьогодні будь-яка економічна операція, пов'язана з передачею товару, має бути підкріплена документально. Товарна накладна, при цьому, є одним з основних документів, відрізняючись універсальністю та простотою заповнення.
Ще однією незаперечною перевагою товарної накладної є те, що цей документ підписується відповідальними особами, як компанії-продавця, так і компанії-покупця. Незважаючи на значний прогрес у сфері безпеки цифрових технологій, саме підпис, що пройшла крізь століття, як і раніше залишається найбільш надійним способом підтвердити юридичну достовірність документа. Товарна накладна, як правило, підписується директором або одним з його заступником, а також бухгалтером та особою, відповідальною за видачу товару (зазвичай комірником). З боку одержувача, як правило, досить одного підпису.
При цьому в товарною накладною міститься вся необхідна інформація про товар. Ця інформація може стати в нагоді самим різним сторонам. В першу чергу, звичайно, покупцеві, який повинен упевнитися в тому, що інформація, зазначена в документах, відповідає реальному стану речей. Крім того, транспортної накладної користуються бухгалтери для здійснення необхідних проводок, а також державні органи для перевірки законності, здійснюваної економічними об'єктами діяльності.
У накладній зазвичай вказується найменування товару, його маса, ціна, вартість, ПДВ, упаковка, а також дата оформлення документа. Крім того, зверху обов'язково вказуються юридичні реквізити обох сторони. Закріплюється товарна накладна зазначеними вище підписами, а також печатками організацій.
Незважаючи на велику кількість інформації, а також надзвичайну важливість, яку має транспортна накладна, процес її заповнення досить простий, що багато в чому пояснює таке широке поширення цього документа. Як правило, на підприємстві є шаблони товарних накладних, в які вже вбиті його реквізити, а також деяка інша незмінна інформацію. У деяких випадках, коли компанія працює переважно з постійними клієнтами, під кожного клієнта заводиться свій шаблон для спрощення процесу заповнення.
Таким чином, співробітникові, відповідальному за відвантаження товару, достатньо взяти бланк товарної накладної, який, до слова, є бланком суворої звітності, вбити дату відвантаження, інформацію про вантаж, звірити порахувати комп'ютером вартість з рахунком, роздрукувати документ на бланку, завірити його і видати покупцеві. Як бачите, процес більш ніж простий.
Однак і в такій простій справі досить часто трапляються помилки, через банальну необачності або просто в поспіху. Накладна на товар містити помилок не повинна, навіть самих незначних. Будь опечатка повинна бути виправлена, а бланк позначений як зіпсований. Якщо ж помилку виявлено після відправлення товару покупцеві, готується нова товарна накладна і потім віддається на підпис. Настільки суворі вимоги дозволяють забезпечувати високий рівень захищеності від здійснення підставних операцій, яким цифрові документи поки що похвалитися не можуть. У найближчому майбутньому товарної накладної також нічого не загрожує, і якщо цей документ колись буде виведений з обороту, то станеться це нескоро.