Облік касових операцій. Основні поняття
Кожна організація, незалежно від свого розміру, в процесі здійснення діяльності практично будь-якого роду зіштовхується з потребою скористатися коштами. І якщо для оплати необхідних матеріалів або замовлених послуг, як правило, використовують безготівкові платежі, то оплата відрядження та деяких інших витрат відбувається за допомогою готівки. Для цього на підприємстві створюється каса, а облік касових операцій повинен вестися відповідно до законодавчими актами та нормативними документами.
Організація контролю над грошовими коштами проводиться бухгалтерією, при цьому її зусилля спрямовані на зміцнення платіжної дисципліни, а також на забезпечення правильного використання та розподілу фінансових ресурсів. У свою чергу, облік касових операцій передбачає правильне, повне і своєчасне документальне оформлення, а також законність операцій з готівкою.
Синтетичний, а також більш поглиблений аналітичний облік касових операцій та грошових документів включає ведення відповідних рахунків. Приміром, на певному рахунку номер 50 (в плані рахунків він так і називається - "Каса") відображається залишок, надходження і видача всіх готівкових коштів і грошових документів, що відносяться до всієї загальної касі підприємства. При необхідності відкривається субрахунок з номером 50-1, названий "Каса організації", причому для кожної валюти повинен бути відкритий окремий рахунок.
Рахунок 50-2 (назва - "Операційна каса") потрібен, якщо в організації здійснюється рух коштів у касах експлуатаційних дільниць, товарних контор та зупиночних пунктів.
Субрахунок з номером 50-3, іменований "Грошові документи", відображає знаходяться в касі поштові марки, повністю оплачені авіаквитки, вексельні документи, а також марки держмита в сумі реальних (фактичних) витрат, понесених при їх придбанні. Аналітика в даному випадку передбачає облік грошових документів за їх видами.
Облік касових операцій на підприємстві неможливо собі уявити без оформлення відповідних документів. До їх переліку входять прибуткові (КО-1) і відповідно видаткові (КО-2) ордера, журнал для відображення (реєстрації) всіх видів прибуткових і видаткових касових документів (форма КО-3), а також касова книга затвердженої форми КО-4.
Всі діючі організації необхідні їм готівкові кошти, як правило, отримують в касу зі своїх розрахункових рахунків. Для цього потрібно ще один документ встановленої форми - грошовий чек. Обслуговуючим банком проводиться видача організаціям таких чеків у вигляді книжок, що містять 25 або 50 чеків.
Касові ордери мають свій порядок заповнення, регламентований відповідними нормативними документами. При цьому такі документи можуть оформлятися як ручним способом, так і за допомогою комп'ютера.
Касова книга - це свого роду регістр. У ній облік касових операцій здійснюється в хронологічному порядку, а правильність ведення контролюється головним бухгалтером. В організації може бути тільки одна така книга, причому вона повинна бути чітко пронумерована, ретельно прошнурована і опечатана в обов'язковому порядку. Підчищення і виправлення в документах, що забезпечують процес обліку, неприпустимі. У виняткових випадках зроблені виправлення необхідно завірити підписами касира і обов'язково - головного бухгалтера.
Займатися оформленням касових документів можуть наступні працівники підприємства: головний бухгалтер, працівник бухгалтерії або будь-яке інше особа, визначена керівником за погодженням з головбухом, що має бути відображено у відповідному розпорядчому документі. У випадках, коли з яких-небудь причин (фірма невелика) немає бухгалтерії та головного бухгалтера теж, оформлення касових документів проводиться самим керівником. Підставою для складання касових документів є різні паперу: платіжні та розрахунково-платіжні відомості, чеки, заяви, рахунки.
Для нормального функціонування підприємства, чіткий контроль усіх сфер діяльності є необхідною умовою. Саме тому бухгалтерський облік касових операцій вимагає особливої уваги і систематизації. У свою чергу, правильне документальне оформлення і забезпечення схоронності коштів та грошових документів гарантують задоволення всіх нагальних потреб підприємства, пов'язаних з готівкою.