Що таке журнал обліку і кому він потрібен

Кадрова робота на будь-якому підприємстві немислима без ведення реєстраційних форм. Види і специфіка їх диктуються особливостями даного підприємства і зазвичай визначаються на розсуд керівника (крім обов'язкових форм, наприклад, з обліку трудових книжок і т. П.). Ведення інших форм не є строго обов'язковим, але на великих підприємствах істотно полегшує та оптимізує роботу кадрової служби.

До реєстраційних форм відносяться журнали обліку та реєстраційні книги. Зазвичай оформлення їх виробляється співробітниками кадрової служби згідно з тематикою реєстрованих документів з урахуванням зручності та доцільності. Це може бути книжкове або альбомне розташування сторінок, наявність граф і колонок, необхідних саме для даного виду обліку. Реєстраційні форми можуть існувати у вигляді спеціальних бланків, надрукованих типографським способом (такі бланки, як правило, купуються підприємством) або заповнюватися від руки.

Обов'язковими реквізитами будь реєстраційної форми є назва підприємства і самої форми, дата початку її ведення, дата закінчення ведення, термін зберігання, підпис особи, призначеної відповідальним за ведення. Всі сторінки такої книги або журналу разграфляются, нумеруються, зшиваються та завіряються печаткою та підписом керівника. Заповнюються сторінки ручкою чорного, фіолетового або синього кольору акуратним почерком, без підчисток і замазувань. У разі внесення невірної запису вона повинна бути перекреслена однією тонкою рисою, а нижче вносяться вірні відомості. Кожне виправлення має бути завірене підписом відповідальної особи з проставленням дати. При наявності графи "Примітки" відомості про виправлення вносяться туди.

Журнал обліку відноситься до документів внутрішнього користування і не передається в інші підрозділи. Зберігається він у особи, яка наказом керівника призначається відповідальним за його ведення. Після заповнення всіх сторінок журнал обліку здається в архів підприємства і зберігається від 3 до 75 років, залежно від прийнятих для різних документів термінів зберігання.

Прикладом реєстраційної форми може служити журнал обліку робочого часу, який ведеться на багатьох підприємствах, хоча його ведення за законом не є обов'язковою. Відповідно до внутрішнього розпорядку працівники протягом робочого дня мають право залишати робоче місце тільки з дозволу керівника із зазначенням мети та часу відсутності. Даний журнал обліку служить засобом фіксування фактично відпрацьованих годин. Складається він, як правило, з декількох граф (номер запису і її дата, час приходу і відходу, місце вибуття, підпис працівника).

Іншим прикладом облікової форми є журнал обліку перевірок юридичної особи або приватного підприємця. Він належить до типових форм, затвердженим пр. № 141 від 30.04.2009 р Мінекономрозвитку РФ і служить для внесення відомостей про перевірки з боку державних контролюючих органів. Такий журнал обліку дуже бажано мати будь-якому ІП або юридичній особі для дотримання законності та захисту від несанкціонованих перевірок. Але відсутність даного журналу не є порушенням, перевіряючі лише зафіксують факт відсутності в акті перевірки.

Даний журнал зберігається у особи, що перевіряється і заповнюється представниками перевіряє інстанції. Працівникам перевіряється організації вносити в нього записи забороняється. Особи, які проводять перевірку, зобов'язані внести в журнал запис про її цілі, обсяг і терміни та вказати реквізити того розпорядження, на підставі якого здійснюється перевірка. При відмові перевіряючих заповнити дані графи журналу їхні дії можуть бути оскаржені. Записи в журналі при необхідності можуть бути використані для уточнення правомірності чергової перевірки, а в разі виникнення конфлікту можуть служити підставою звернення у вищі інстанції, аж до скарги в прокуратуру.

Журнал повинен бути в обов'язковому порядку прошитий, пронумерований, скріплений печаткою юридичної особи і повинен містити такі графи:

— найменування контролюючого органа--

— дати початку перевірки, її закінчення, час проведення-

— її правове основаніе-

— мета і предмет даної проверкі-

— виявлені при перевірці порушення і приписи щодо їх устраненію-

— ПІБ, посада, підпис особи, що проводить перевірку.