Табель обліку робочого часу. Призначення, зразки і приклад заповнення уніфікованих форм
Згідно з трудовим кодексом нашої країни, статтею 91 розділу IV, робочим вважається час, витрачений на виконання конкретним працівником трудових обов'язків, прописаних у трудовому договорі, укладеному між роботодавцем і працівником. Це час встановлюють діючі в даній організації правила, що регламентують трудовий розпорядок. Також інші часові періоди (наприклад, відрядження та інше) відносяться, згідно з трудовим законодавством, до робочого часу.
Встановлено, що робочий час дорівнює сорока годин на тиждень. Статтею 92 розділу IV ТК РФ регламентуються випадки, коли співробітник може працювати за скороченою трудової тижня. Наприклад, робочий тиждень тривалістю в двадцяти 4:00 для дітей до 16 років або в тридцять п'ять годин для неповнолітніх у віці старше 16 і до18 років. Для інвалідів першої групи і другої групи встановлено робочий тиждень тривалістю в тридцять п'ять годин. Ті, хто зайнятий на роботах у шкідливих (та інше) умовах праці працюють тридцять шість годин. Статтею 93 передбачено інші варіанти, коли допускається встановлювати окремим працівникам графік, дозволяючий скорочений робочий день.
По кожному штатному співробітникові роботодавець зобов'язаний враховувати і фіксувати фактично відпрацьований ним час. Посадова особа (зазвичай є співробітником служби управління персоналом), в функціонал якого входить табелювання, веде за єдиною, встановленою в нашій країні, формі табель обліку робочого часу. За записами табельного обліку здійснюється оплата праці працівника, обчислюється трудовий стаж, надається працівникові щорічний (плановий) оплачувану відпустку, а також гарантується дотримання інших прав працівника. Для тих, хто притягувався до понаднормової роботи, організується облік витраченого часу понад установлений графіка роботи.
Якщо розглядати табель обліку робочого часу в розрізі вимог ГОСТу Р ІСО 9001 (у редакції 2008 року), то він є записом за якістю, тому організація повинна забезпечити по кожному співробітнику ідентифікацію, зберігання, відновлення, захист, збереження і вилучення записів табельного обліку. Працівник має право зажадати виписку з табеля того структурного підрозділу, в якому він продовжує працювати або працював раніше. Крім цього, роботодавець на вимогу повинен видати виписку з штатного розкладу відповідної структурної одиниці організації, а також копію діючих в даній організації правил трудового розпорядку та копію чинного в запитуваний період колективного договору. Працівникові достатньо подати письмову заяву, щоб отримати табель обліку робочого часу, а також виписки та копії інших документів. Визначення термінів «документ» і «копія» слід тлумачити, як це пропонується ГОСТом Р 51141-98.
Як регламентується частиною першою статті 62 ТК, письмова заява має бути задоволена не пізніше (відлік ведеться з дня її подання) трьох робочих днів, а офіційні, завірені копії надаються працівникові безоплатно. Табель обліку робочого часу, а також розклад, встановлює штатну чисельність, можуть бути видані тільки особисто співробітнику, для якого були складені. Що стосується правил та договору, то вони належать до документів загального плану, тому роботодавець повинен видати копії повних документів.
Роботодавець враховує фактично відпрацьований кожним співробітником даної організації час, заповнюючи табель в єдиному екземплярі. Всі записи, що стосуються даного обліку, ведуться за єдиною уніфікованою формою. Зразок табеля обліку робочого часу регламентуються формами № Т-12 і № Т-13, введеними в дію Постановою Держкомстату нашої країни (№ 1, затверджене 05.01.04). Відповідно до встановленого порядку, табель застосовують не тільки для записів з обліку робочого часу, але також для контролю дотримання вимог нормативних і законодавчих актів по робочому часу і режиму робочого часу, а також для складання статистичних звітів з праці.
Обидві уніфіковані форми відносяться до облікової документації. Вони стосуються питань, пов'язаних з обліком праці та її оплатою, і відрізняються тим, що в першому випадку в одному документі можна здійснювати облік відпрацьованого фактично часу і розраховувати оплату праці, а в другому випадку бланк використовується тільки для табельного обліку, тому що розрахунок оплати праці ведеться окремо. Допускається заповнення тільки першого розділу бланка Т-12, в якому враховується відпрацьований час. Приклад заповнення табеля робочого часу можна знайти в Інтернеті. Щоб зрозуміти, як заповнюється табель, необхідно ознайомитися з вказівками щодо застосування і заповнення табеля, які наводяться в додатку до Постанови № 1 від 05.01.04.