Ділова нарада - етапи підготовки та проведення.
Ділова нарада є однією з форм ділового спілкування, мета якого - колективне обговорення, осмислення проблем і питань підприємства (організації) і прийняття відповідного рішення.
Види ділових нарад виділяються з основної мети або завдань, які необхідно вирішити: планування, мотивація, внутрішній розпорядок діяльності, контроль за діяльністю співробітників та інші.
Проведення та підготовка ділової наради має певну технологію, дотримуючись якої можна без праці оволодіти цією формою ділового спілкування.
Крок 1. Визначення мети наради та порядку денного.
Ділова нарада - це не просто збори співробітників. Його мета повинна виглядати як мета-результат, тобто прийняття конкретного рішення. Тому цей результат потрібно сформулювати заздалегідь. Чим конкретніше формулювання рішення, тим ефективніше пройде нарада і результат буде досігнути. У процесі визначення мети організатору необхідно відповісти на питання: Чи може дане питання бути вирішене конкретним співробітником в поточному робочому порядку? Чи можна замінити нараду іншою формою вирішення питання?
Порядок денний готується заздалегідь. Учасники наради повинні бути ознайомлені з майбутнім обговоренням, необхідними матеріалами, щоб мати можливість обміркувати рішення. Причому, кожен пункт порядку денного повинен мати власну мету-результат. Крім питань порядку денного, учасники наради інформуються про час, відведеному на обговорення кожного питання.
Крок 2. Визначення часу проведення та кількості учасників.
Традиційно ділові наради (за винятком екстрених) проводяться в певний день тижня у другій половині дня. Визначити коло учасників потрібно таким чином, щоб обійтися мінімальним числом співробітників. Оптимальний варіант 6-7 чоловік. Конструктивне рішення питань і проблем залежить присутності тільки зацікавлених осіб. Проведення наради краще доручати тим співробітникам, які найбільш компетентні в даній темі.
Крок 3. Організація місця проведення.
Організатори повинні передбачити, наскільки це можливо, сумісність учасників наради. Це дозволить таким чином розставити стільці і розсадити людей, щоб підвищити ефективність спілкування. Інформація сприймається краще і швидше, якщо добре видно обличчя, очі, жести мовця.
Крок 4. Проведення наради: тривалість і регламент.
Ділова нарада має деякі компоненти, які безпосередньо впливають на ефективність прийняття рішення. Тривалість оптимально не повинна перевищувати 40-45 хвилин. Психологічно колективний розум не зможе продуктивно працювати понад цього часу. Якщо необхідно продовжити обговорення, то рекомендується зробити перерву не менше ніж на 30 хвилин, що підвищує самопочуття, уважність.
Ділова нарада повинно мати регламент виступів. Стежити за дотриманням регламенту - відповідальність голови. Однак повагу до регламенту всіх учасників наради показує компетентність співробітників.
Крок 5. Протокол наради.
Складання офіційного документа, що фіксує основні етапи наради, прізвища виступаючих, пропозиції та прийняті рішення, необхідний компонент ділової наради. На підставі протоколу, керівник має право вимагати виконання прийнятих рішень.
Крок 6. Аналіз підготовки та проведення наради.
Ділова нарада вважається успішним, якщо можна позитивно відповісти на питання: Наскільки правильно визначено коло учасників наради? Чи сприяло розташування учасників ефективності спілкування? Наскільки учасники наради були зацікавлені в питаннях обговорення? Що послужило спонтанним стратегіям рішення? Які протиріччя між особистими і колективними цілями проявилися? Що послужило приводом виниклих конфліктів (якщо вони мали місце)? Чи ефективно було витрачено час наради?