Що таке номенклатура в діловодстві
Щоб правильно вести діловодство, необхідно знати, що таке номенклатура. Згідно з визначенням, номенклатурою називається складений за певною системою список перерахування тих деталей, матеріалів, конструкцій, які були використані виробництвом. При складанні такого списку кожному згаданому матеріалу присвоюється умовно код з цифр, букв або буквено-цифровий комбінації - номенклатурний номер.
У діловодстві номенклатура справ - це систематизований за змістом перелік ділових паперів (або справ), які оформляються в процесі роботи будь-якої організації. Номенклатурою визначається, який термін повинні паперу зберігатися, і в якому порядку оформлятися. Наприклад, у навчальних закладах середньої ланки (гімназії) шкільні журнали зберігаються у завуча ще 5 років після випуску учнів.
Основні функції
Головне завдання при складання номенклатури справ - зробити роботу управлінського апарату більш досконалою, продуктивної, позбутися бюрократичної тягучки. Оперативне та якісне вирішення багатьох проблем, діяльність всієї організації часто знаходяться в залежності від того, в якому порядку містяться документи, як легко їх можна на вимогу знайти, наскільки грамотно вони класифіковані та систематизовані. Правильна класифікація дозволяє не тільки оперативно працювати з документами, але й полегшує роботу з архівами і в архівах.
Розглянемо на прикладах, що таке номенклатура справ, і в яких напрямках вона найбільше ефективна.
- Систематизація документів - коли документи були використані в якій-небудь справі (складання договорів, укладення угод, завершення кримінальної справи, плановий звіт відділу і т.д.), а потім з активного вживання вийшли, згідно з номенклатурою, вони зберігаються в організаціях у певному порядку . Це стосується як паперових документів, так і електронних, що зберігаються в базі даних комп'ютера.
- Зміст відомостей про те, на які терміни документ зберігається, як довго він може мати силу. У кожної справи, включеної до номенклатури, є свої зазначені терміни збереження документів, що входять в нього. Чим цінніше і важливіше документ, тим довше він буде зберігатися. Тобто, при роботі з документами у справі відразу відбувається їх оцінка - свого роду експертиза цінності. Це допомагає і роботі з самим справою.
- Закріплення індексації справ. Номенклатура справи часто використовується в процесі реєстрації документів, а номенклатурний індекс справи стає складовою частиною реєстраційного номера документа. Це можна поспостерігати при складанні опису, коли на виробництві або в установу йде інвентаризація.
- Виконує роль довідки при вивченні організаційної структури установи і т.п.
- У діловодстві вважається основою для опису справ з постійним або тимчасовим терміном зберігання та обліку документів.
- Використовується в якості зразка, схеми для створення картотеки та довідки за використаним документам.
Таким чином, гарне знання, що таке номенклатура та навички у роботі з нею необхідні в будь-якій організації чи установі, на підприємстві. Номенклатура повинна поширюватися на всю документальну діяльність установи.
Номенклатурна класифікація
У номенклатури є свої стандарти і вимоги в оформленні, їх не можна порушувати. Викладено вони в спеціальних методички та інструкціях з діловодства.
Прийнято виділяти три види ділової номенклатури:
- тіповая;
- прімерная;
- індивідуальна, розроблена для певної організації.
Що таке номенклатура типова, зрозуміло з назви - це нормативні документи, в них встановлюється склад справ, що використовуються в організаціях одного типу.
Приблизна номенклатура призначена для встановлення зразкового складу справ, які заводяться в діловодстві організації, де ця номенклатура поширюється. Такі зразки діловодства носять не нормативний, а рекомендаційний характер. Відмінна риса - в документах даного типу вказуються індекси.
Типові і зразкові діловодних номенклатури розробляються організаціями вищестоящими для своїх підвідомчих організацій.
Індивідуальна номенклатура - розроблена саме для конкретної організації і враховує специфіку її діяльності. За зразок зазвичай береться типова або приблизна і в них вносяться необхідні зміни.