Gmail-хитрості, про які слід знати, щоб підвищити свою продуктивність
Електронна пошта в особистому спілкуванні поступово втрачає популярність, поступаючись місцем соціальним мережам і іншим програмам для моментального обміну повідомленнями. Однак у діловому середовищі вона залишається дуже корисним і актуальним інструментом. Особливо якщо мова йде про поштового клієнта Gmail, який прекрасний і функціональний сам по собі. Але при цьому існує ще велика кількість різноманітних корисних фішок, які можуть вам знадобитися.
Зміст
Скасування відправки повідомлення
Періодично у кожної людини трапляється неприємна ситуація, коли лист вже відправлено – і ви тут ж розумієте, що зробили щось не так. Але повідомлення вже відлетіло, і одержувач прочитає не зовсім те, що ви хотіли йому відправити. Проте не варто засмучуватися – існує спосіб, що дозволяє вам скасувати відправку повідомлення, якщо пройшло не надто багато часу. Просто додайте функцію Undo – після цього у вас з'явиться відповідна кнопка, яка дозволить вам скасувати відправку повідомлення, тим самим виключаючи можливість того, що неправильне повідомлення потрапить не до тих одержувачам.
Boomerang
Є одне дуже корисний додаток для даного поштового сервісу, яке вирішить одну дуже важливу проблему, яка виникає практично у всіх. На жаль, в базовому сервісі Gmail немає можливості створювати відкладені листи, тобто ті, які необхідно відправити через певний проміжок часу. Це актуальна проблема для будь-якого бізнесу, який хотів би вести організовану поштову розсилку для своїх партнерів або клієнтів. З додатком Boomerang ви отримаєте нову кнопку, яка запропонує вам широкий вибір можливостей відправки – через годину, через день, через тиждень і так далі. Якщо ж такі варіанти вас не влаштовують, то ви можете вибрати можливість відправки в конкретно заданий час.
Очищення вхідних повідомлень
У даному пункті мова піде не про сервіс і не про додатку – тут вам потрібно буде навчитися одному дуже корисної дії, яке дозволить вам завжди містити вашу поштову скриньку в повному порядку. Отже, у багатьох людей папка вхідних повідомлень переповнена – в ній може налічуватися кілька тисяч повідомлень. Але це дійсно ті повідомлення, які вам дуже потрібні? Чи будете ви їх читати знову? Кращий спосіб організувати свою поштову скриньку – це постійно тримати його порожнім – адже в реальному житті ви не залишаєте листи всередині після прочитання. Видаляйте ті повідомлення, які вам вже гарантовано не знадобляться, а ті, до яких ви в майбутньому ще можете звернутися, відправляйте в архів. От і все – тепер вашу поштову скриньку буде виглядати чисто й охайно, ви зможете набагато більш швидко в ньому орієнтуватися, і вам більше ніколи не доведеться копатися в сотнях і тисячах вхідних повідомлень.
Заготовлені відповіді
Враховуючи той факт, що ви, найімовірніше, використовуєте електронну пошту для всіляких справ, пов'язаних з бізнесом, ви навряд чи часто пишете унікальні повідомлення. Ви завжди однаково відповідаєте в конкретних ситуаціях – коли вам потрібно відповісти з приводу соціальних мереж, розповісти про послуги, нагадати про терміни і так далі. Відповідно, ви можете заготовити будь-яку кількість шаблонів – Gmail дозволяє вам це зробити, а також дає швидкий і зручний доступ до всіх шаблонах, які ви заготовили. Так ви зможете значно скоротити час роботи з електронною поштою – вам ніколи більше не доведеться писати одне і те ж по десять разів для різних клієнтів, достатньо буде просто підставити потрібне ім'я.
Особливості адреси
Далеко не всі користувачі Gmail знають одну дуже цікаву особливість, пов'язану з двома символами – «+» І «.», Які ви не можете використовувати при створенні своєї поштової скриньки. Зате ви можете скористатися ними пізніше, враховуючи той факт, що до вас на ящик прийдуть всі листи, відправлені на вашу адресу, в текст яких були вставлені ці символи. Сама по собі ця особливість нічого корисного вам не дає, але ви можете використовувати її для фільтрації своїх підписок. Якщо ви десь залишаєте свою адресу, додайте до нього символи з невеликим описом, а потім створіть в своєму клієнтові відповідну папку. І тепер всі листи, які будуть пересилатися за зміненим вами адресою, будуть потрапляти в окрему папку.
Розклад
Ви можете не помічати цього, але на перевірку електронної пошти ви витрачаєте набагато більше часу, ніж хотілося б. Щоб цього уникнути, вам потрібно налаштувати сервіс обмеження перевірок, тобто вам необхідно поставити кілька конкретних часових проміжків, які протягом робочого дня будуть відведені виключно на читання листів і відповіді на них.
Підписки
Ні для кого не секрет, що електронні поштові скриньки – це прекрасний об'єкт для спаму. Тому кожна людина мріяв би повністю контролювати свої підписки, але складається відчуття, що вони самі виникають з нізвідки. Відповідно, вам може стати в нагоді дуже хороший сервіс Unroll.me, який у вигляді звичайного листа надає вам інформацію про всі ваших поточних підписках – а також дозволяє моментально відписатися від тих, які вас не цікавлять.
KeyRocket
Ще одне вкрай корисний додаток, яке здатне вдихнути нове життя в гарячі клавіші, якими мало хто користується. Якщо ви встановите програму, то кожен раз, коли ви будете збиратися зробити що-небудь, наприклад, перейти на попередню вкладку, використовуючи курсор миші, у вас буде вискакувати віконце, яке буде нагадувати вам про можливості використання гарячих клавіш.
Вибірковість
Знову ж, не всі поради відносяться до яких-небудь додаткам або сервісам. Наприклад, вам варто розвивати в собі вибірковість при роботі з електронною поштою. Вам щодня будуть приходити десятки листів, і якщо ви будете намагатися відповісти абсолютно на все, то ви витратите дуже багато часу. Намагайтеся відбирати тільки те, що вам максимально важливо і цікаво, навіть якщо вам доводиться відмовлятися від відповідей на персональні листи, які не несуть в собі потенційної вигоди.
Алгоритми
Також вам варто подумати над корисними алгоритмами, які ви можете використовувати у своїй роботі. Найпростіший приклад – якщо ви відкриваєте лист із зображенням, воно зберігається до вас у Dropbox. Тут можливості не обмежені.