Навіщо заповнювати акт на списання матеріалів?
Всі підприємства і фірми набувають, приходуют на склад, а потім витрачають матеріали на різні потреби. При цьому оформляються відповідні документи:
1. Якщо зі складу систематично відпускаються матеріали в підрозділи для виконання робіт і послуг, то оформляються лімітно-забірні карти. Наприклад: цемент або цегла на будівництві, борошно або цукор в кулінарному цеху.
Вони заповнюються на місяць, у двох примірниках, один залишається на складі, а другий - у матеріально-відповідальної особи у відділі або підрозділі підприємства. В кінці місяця карта передається бухгалтеру, щоб оформити вибуття матеріалів.
2. Якщо матеріали відпускаються разово, то оформляється вимога на відпуск матеріалів або накладна. Наприклад: запчастини в автомайстерні, канцтовари в офісі.
Коли відбувається списання матеріалів, бухгалтер робить проводки в програмі, вказуючи по кредиту рахунок 10 (матеріали), а за дебетом - рахунок витрат:
- адміністративні витрати в офісі
- на основне виробництво (20) в цех, де виготовляється продукція підприємства
- на допоміжне виробництво (23) в підрозділ, в якому ведуться додаткові роботи
- при нестачі, виявлених при інвентаризації
- на підставі актів бракування в торгових точках
- при оформленні торгових уцінок, при списанні усушки
Акт на списання матеріалів констатує факт їх вибуття, оформляється на основі первинних документів і підписується комісією. У бухгалтерії витрата матеріалів враховується в грошовому вираженні. Але на підприємство вони надходять різними партіями, в різний час і не за однаковими цінами. Тому існує кілька методів їх списання:
1. Метод середньозваженої вартості - найбільш використовуваний на практиці. Для цього вважають загальну вартість матеріалів, що надійшли на склад і їх загальну кількість. Потім розраховують середню вартість одиниці, яку множать на кількість списаних матеріалів.
2. Метод ФІФО, коли в першу чергу списують матеріали першої партії, потім наступних, по мірі їх надходження на склад.
3. Метод ЛІФО, при якому списують спочатку останню партію матеріалів, а потім першим їх надходження. При цьому загальна сума списання буде вище, ніж у попередніх методах. Це метод використовується рідко, наприклад, у будівництві.
4. Метод ідентифікації, який застосовується ще рідше, тому що трудомісткий. Застосовується він, коли виробляють списання матеріалів, таких як дорогоцінні камені в ювелірній майстерні, ексклюзивні вироби в елітних ательє за індивідуальними замовленнями. Списання проводиться за собівартістю одиниці матеріалу, адже кожну сукню виходить в єдиному екземплярі, а дорогоцінні камені мають свою вартість і характерний склад.
При заповненні акту на списання матеріалів вказують його номер, дату, найменування матеріалів, одиниці виміру, їх кількість, ціну, загальну суму, місце зберігання, причину списання і рахунок витрат. Підписує акти комісія з трьох чоловік, із зазначенням посади та ПІБ. Стверджується акт керівником підприємства, та ставиться печатка. Акт на списання підписує і матеріально-відповідальна особа, але членом комісії він не є.
Бухгалтер записує проводку: Д (рахунок витрат), К (рахунок матеріалів).
У будівництві на кожен об'єкт керівник або старший виконроб протягом року веде документацію, складаються проекти, кошториси на реконструкцію і розширення об'єкта, на монтаж або нове будівництво. Форма 29 (списання матеріалів) відображає фактичну собівартість будівельних робіт та виробничі норми.
До початку будівництва ПТО організації заповнює перший розділ форми 29 із зазначенням норм необхідних матеріалів, а виконроб записує там же обсяги виконаних робіт. У другому розділі виконроб відображає фактичні витрати матеріалів при будівництві та зіставляє їх з виробничими нормами.
Під час будівельно-монтажних робіт виконроб звітує за фактичний витрата і перевитрата матеріалів щомісяця, із зазначенням причин в пояснювальній записці.
Свій звіт він надає кожен місяць в бухгалтерію і в ПТО. Після перевірки і затвердження керівником будівництва, форма повертається виконробу для заповнення її на наступний місяць. Підставою при заповненні форми 29 є первинні документи обліку: транспортні накладні, форма КС-6, за якою ведеться облік виконаних робіт, місцеві і загальні нормативи витрат матеріалів у будівництві.
У будівельних організаціях списання матеріалів має певні особливості. Комплектовочная карта, яка оформляється в трьох примірниках, має відомості про кількість необхідних матеріалів, про які поступили матеріалах за фактом і по плановим нормам. Інформація виводиться щомісяця і показується залишок на кінець року по кожному виду матеріалів (пісок, бетон, покрівельні матеріали) і по кожному виду робіт (оздоблювальні роботи, інженерні комунікації) окремо.
Аналізуючи комплектувальні карти, матеріальні звіти, форму 29, проектну та кошторисну документацію, ПТО і бухгалтерія разом готують акти на списання, які підписують члени комісії і затверджує перший керівник будівельної організації.