Зворотний відомість - інструмент складання балансу
Починаючи складати баланс, необхідно проконтролювати, чи правильно зроблені в звітному періоді записи на рахунках. Для цього починають складати оборотну відомість, яка являє собою таблицю (шахматку) і містить інформацію про залишки по всіх рахунках, задіяним на початок звітного періоду, про сумарні обороти по місяцях і виводяться на їх підставі сальдо. Іншими словами, оборотна відомість є способом, що дозволяє на рахунках бухобліку узагальнити дані облікової реєстрації.
Складання оборотних відомостей виробляють за всіма рахунками синтетичного обліку, які використовуються на підприємстві. Даний документ містить три парні колонки, в які записуються обороти і сальдо по кредиту і дебету.Ітогі, що показуються в Оборотка, повинні мати попарно рівні значення. Тобто за всіма рахунками дебетовий оборот відповідно повинен дорівнювати кредітовому- це ж правило стосується і місячних оборотів. Підсумки по залишках на початок місяця по кредиту і дебету повинні бути однаковими, оскільки в результаті використання подвійного запису виробляється фіксування кожної суми двічі: по кредиту одного і за дебетом іншого рахунку. Суми повинні відповідати і підсумками журналу реєстрації операцій.Еслі ж виявлено розбіжність, то можна говорити про допущену помилку чи пропуску операцій.
При рівності сальдо (залишків) на кінець місяця до кредитом і дебетом можна зробити висновок про те, що вони отримані на основі початкових оборотів і залишків. Дані сальдо (залишки) і використовуються бухгалтером для розробки нового баланса.Ітак, при правильному веденні бухобліку повинно виконуватися попарне рівність кредитових і дебетових початкових сальдо, оборотів за рахунками і кінцевих сальдо.
Оборотний баланс або, по-іншому, оборотна відомість за синтетичними рахунками є регістром, де в одному місці зводяться підсумки сальдо і оборотів за всіма синтетичними рахунками. Вона відображає як зміни, так і стан джерел та засобів. За допомогою такої відомості роблять перевірку правильності ведення облікових записів, а також виконання нового балансу.
Даний документ має наступну форму. Перша колонка фіксує назву рахунків балансу, які мають залишки: пасивні та активні. З другої по п'яту колонки знаходять відображення відповідні кредитові суми і дебетові по кожному рахунку. У 6 і 7 колонці виводять підсумки, які розраховують на підставі початкових оборотів і залишків. Дебетові залишки активних рахунків складають з дебетовими оборотами, віднімаючи кредитові. А кредитові залишки пасивних рахунків складають з оборотами за кредитом за вирахуванням дебетових оборотів. Підсумок, відповідно, містить дебетове сальдо або кредітовое.Оборотная відомість в аналітичному обліку застосовується окремо до кожного синтетичному рахунку. Вона являє залишки (сальдо) і підсумки оборотів аналітичних рахунків, які об'єднані в один синтетичний рахунок.
Така оборотна відомість, бланки якої містять інформацію про рахунки, дозволяє спостерігати за рухом і станом окремих рахунків і утворюють їх джерел. Крім цього, даний документ використовують при перевірці, коли вивчають, чи правильно зроблені за відповідними рахунками облікові запісі.Для ведення обліку також використовується оборотна відомість рахунків аналітичного обліку проведених розрахунків з підрядниками і постачальниками.
Шахова оборотна відомість дає можливість узагальнити дані на рахунках за оборотами, дозволяє розкрити їх зміст і перевірити, чи правильно кореспондують рахунки. Записи в шаховій відомості здійснюються так, щоб проглядалася кореспонденція, щоб було видно, звідки надійшли цінності і куди вони прямували. Сума дебетових оборотів за всіма рахунками повинна відповідати сумі оборотів по кредиту рахунків, що виходить з принципів подвійного запису.