Правила спілкування по телефону
При діловій розмові завжди необхідно виробляти таке враження, щоб в вас побачили професіонала. І це слід зробити в перші хвилини розмови. Імідж і успіх компанії залежать значною мірою від того, наскільки співробітники комунікабельні і як добре вміють розмовляти з потенційними клієнтами та партнерами. Для ефективності роботи будь-якому працівнику слід знати деякі правила спілкування.
Які правила спілкування по телефону існують
По-перше, слід уважно стежити за своєю інтонацією. Оскільки під час розмови співрозмовник вас може і не бачити, то це не виключає той фактор, що він вас не чує. Тому намагайтеся говорити доброзичливо. А в цьому сприятиме посмішка і гарний настрій на всьому протязі розмови. Правила ділового спілкування по телефону увазі повний контроль своїх емоцій.
По-друге, під час розмови слід контролювати свою позу. Якщо ви розвалилися на стільці під час бесіди, то це може зіпсувати вашу репутацію. Якщо стояти весь час протягом розмови, то мова прийме напористість і енергійність, а це сприяє в першу чергу тому, що вона стане занадто квапливої. Необхідно підлаштовуватися під певний темп розмови.
По-третє, необхідно правильно вітатися. Привітання - одне з найважливіших елементів, що входять в правила спілкування. У цій справі існують свої тонкощі і нюанси. Наприклад, замість «Здрастуйте» краще вимовити «Добрий день». Цей вираз набагато легше вимовляти. Та й для сприйняття воно набагато легше. Відповідати на дзвінки словами «алло» і «так» ні в якому разі не можна. В першу чергу слід надати інформацію про компанію, а потім про займану вами посади.
Завжди необхідно правильно представлятися. Спочатку представляється той, хто дзвонить. Не називати ім'я і посаду можна тільки тоді, коли потрібну людину немає на місці. У тому випадку, якщо ви набираєте чийсь номер телефону, то після того, як представитеся, дізнайтеся про наявність часу. Тільки потім слід говорити про мету дзвінка.
Правила спілкування також мають на увазі, що не варто змушувати чекати. Максимальний час, за яке варто підняти трубку, досягає приблизно шести гудків. Після цього можна перестати дзвонити. Відповідати необхідно приблизно після третього гудка. Це дозволить заощадити час, хто телефонував. Але і кидатися до телефону не варто, інакше подумають, що ви ледарюєте на роботі.
Не варто забувати і про те, що тривалість дзвінків повинна складати приблизно п'ять хвилин. Ліричні відступи правила спілкування не передбачають. Крім того, це забирає надто багато робочого часу. Не варто довго мовчати, так як паузи в діловій розмові не потрібні. Вони тільки й роблять, що нервують. А якщо ви мовчали близько хвилини, це буде істотним мінусом для вашої репутації.
Крім того, до ділового дзвінку необхідно підготується заздалегідь. Не варто робити нікому непотрібні дзвінки тільки для того, щоб уточнити цікавить вас. Всі питання і деталі слід обговорювати відразу під час першої бесіди. Щоб уникнути подібної проблеми, можна скласти спеціальний список з питаннями. Завжди варто відповідати на поставлені питання розгорнуто. Короткі відповіді не зможуть підтримати вашу репутацію на належному рівні і не покажуть вашу компетентність в обговорюваному питанні.
Золоті правила спілкування були придумані саме для таких випадків. Якщо ви будете керуватися ними, то ваш рейтинг як відповідального працівника буде високий.