Види листів. Види службових листів

З давніх часів люди використовують різні види листів, щоб поділитися інформацією з собі подібними. Вчені-археологи знаходили такі послання на глиняних табличках, шматках берести або на пергаменті. Це явне підтвердження того, що людина за допомогою листа завжди намагався висловити власні думки і сподівання.

Визначення терміна

Однією з форм спілкування між людьми з використанням мовних конструкцій є мовна діяльність. Вона являє собою деякі зусилля людини, які спрямовані на досягнення певної мети. При цьому мовна діяльність має такі види, як говоріння, читання, переклад, лист і т. д. Всі вони є засобами комунікації між людьми.

Лист як вид мовленнєвої діяльності являє собою допоміжну знакову систему. Його використовують для фіксації звукового мови. Але в той же час лист є самостійною системою комунікації, яка володіє рядом властивих тільки йому функцій. Крім фіксації мовної діяльності воно надає людству можливість засвоїти знання попередніх поколінь і розширити сферу спілкування. Іншими словами, лист пов'язує людей в тому випадку, коли немає можливості безпосереднього спілкування у зв'язку з їх поділом часом або простором.

Трохи інакше даний термін трактував російська літературна мова 18-го століття. У ті часи під словом «лист» крім поштового відправлення з текстом на папері розумілося і написане авторами твір або твір. Таке трактування давалася даному терміну у зв'язку зі значним впливом польської мови на російську, яке мало місце в той період.

Сьогодні за листом збереглася його головна – інформаційна функція. Однак значно розширився перелік способів передачі того чи іншого послання. Так, листи сьогодні можна отримати по електронній пошті, а також з використанням різноманітних мультимедійних елементів (картинок, аудіо- і відеокліпів).

Класифікація послань

На сьогоднішній день існують різні види листів. Насамперед, їх підрозділяють на паперові, є традиційними, й електронні.

Перший вид листів являє собою кореспонденцію різного характеру, запечатану в конверті. Такі послання проходять тривалий шлях від свого відправника до адресата.

Різні види електронних листів, переданих за допомогою сучасних засобів комунікацій (через e-mail, чат, відеозв'язок і т. Д.), За своєю суттю, не мають відмінностей від традиційних. У них, як і у їхніх попередників, є адреса відправника та одержувача, основний інформаційний текст, підпис, дата і т. Д. Однак електронні види листів є особливим засобом комунікацій. З їх допомогою люди можуть спілкуватися в режимі діалогу, телеконференцій і т. Д. Інакше кажучи, електронна пошта надає людству величезні можливості, передаючи будь-яку інформацію в лічені секунди при натисканні лише однієї кнопки введення.

Існує й інша класифікація, згідно з якою основні види листів наступні:

1. Дружні. Їх пишуть знайомим людям, що живуть, як правило, в іншому населеному пункті.
2. Любовні. Їх пишуть романтики, які ще не перевелися в сучасному світі. Такі листи, переповнені почуттями, як і в минулі часи, продовжують летіти від будинку до будинку, перетинаючи кордони регіонів, країн і континентів.
3. Рекламні. Основне їх призначення пов'язано з продажами. На сьогоднішній день в Росії такі листи тільки починають користуватися популярністю, нарощуючи обсяги і розвиваючись від року до року. Сюди можна включити різного роду комерційні пропозиції, анонси рекламних акцій і т. Д.
4. Ділові. Це листи, призначені клієнтам і партнерам, посадовим особам та чиновникам. Відправка такої кореспонденції перебуває під суворим контролем. Лист повинен в строк дійти до свого адресата для повідомлення йому важливої інформації.

Існують і інші види послань. Так, є листи, які прикріплюють до резюме, відсилають в консульство, до редакції, в посольство, а також до служби технічної підтримки.

Необхідність у ділової кореспонденції

При складанні офіційного листа людина навряд чи замислюється про те, що способи його оформлення і викладу шліфувалися протягом багатьох сторіч. Ділові послання, як і в колишні часи, є невід'ємним засобом зв'язку між різними установами. При цьому всі вони носять єдине узагальнена назва – "службовий лист". Дане поняття включає в себе різні за своїм змістом документи, що оформляються відповідно до існуючого ГОСТом і пересилаються по факсу, пошті або іншим способом. Текст такої кореспонденції повинен бути коректний, грамотний і точний. Від цього безпосередньо залежатиме рішення того чи іншого питання, а отже, і успіх підприємства в цілому.

Історія появи ділової кореспонденції

Складання збірок («пісьмовников»), що містять зразки документів, почалося в Росії на початку 18-го ст. Попередниками цих видань були «формулярнікі», якими користувалися на Заході ще в 7-м в.

І ті й інші довідники містили в собі опис реквізитів документів, а також їх певну послідовність. Це були своєрідні підручні збірники для писарів. З них можна було почерпнути інформацію про побудову документа, а також ознайомитися з шаблонними наборами виразів і фраз, які були невід'ємною частиною офіційного етикету.

Одним з видів «пісьмовников» був «Тітулярнік». У цій збірці містилися відомості про те, як пишеться повний царський титул.

Були в «листовники» і вимоги до почерку писаря, а також до кольором і якості паперу. Вся кореспонденція відправлялася в конвертах, які запечатувалися сургучем або облатками.

За часів існування СРСР жанр ділового листа, прийнятий в царській Росії, був попросту відкинутий як пережиток минулого. Радянська влада недооцінювала значення ділової кореспонденції. Крім того, відсутність конкуренції та вільного підприємництва позбавляло необхідності в красномовстві і у приведенні переконливих доводів партнеру про початок співпраці.

Види ділових листів

В даний час без службової кореспонденції не обходиться жодна організація. Офіційне листування застосовується при вирішенні багатьох оперативних питань, які виникають у комерційній та управлінській діяльності.

Будь-яке ділове лист – це не що інше, як інформаційне повідомлення, що носить протокольний характер. Саме тому подібна кореспонденція підлягає реєстрації, а усне повідомлення партнерам не позбавляє від необхідності її відправлення поштою.

Існують різноманітні види службових листів. При цьому їх класифікація залежить від тих ознак, які їм притаманні. Так, виділяють:

• Службові листи, на які необхідно дати відповідь. Це листи-прохання, листи-питання, листи-звернення і т. Д.
• Ділова кореспонденція, яка потребує відповіді. До неї відносять листи-попередження, листи-нагадування і т. Д.

Ділова кореспонденція може класифікуватися і по структурних ознаками. Відповідно до них існують такі види службових листів, як стандартні і нерегламентовані. Перші з них покликані вирішувати питання, що стосуються регулярних економічних і правових ситуацій. Подача інформації в такому сполученні провадиться у формі синтаксичних конструкцій стандартного типу. Нерегламентовані ділові листи містять в собі авторське формально-логічне оповідання, написане в рамках прийнятого етикету.

Тематична ознака офіційної кореспонденції розмежовує ділову та комерційну листування. Так, існують листи, що висвітлюють правові, економічні, фінансові та інші форми діяльності підприємства. Їх відносять до ділової кореспонденції. Якщо ж у тексті листа містяться питання збуту або матеріально-технічного постачання, то його вважають комерційним.

За ознаками адресата ділова кореспонденція підрозділяється на циркулярну і звичайну. Другий вид листів відрізняється тим, що з одного джерела один і той же текст відправляється на кілька адрес.

Виділяють також одноаспектному і багатоаспектну ділову кореспонденцію. Перший з цих двох видів розглядає лише одне запитання чи проблему. Багатоаспектний текст виділяє відразу кілька напрямків (повідомлення, пропозиції, прохання).

Складання ділових листів

Вся офіційна кореспонденція включає в себе кілька структурних елементів. У самому верху аркуша розташовується область заголовка. У його лівій частині розміщують кутовий штамп підприємства із зазначенням найменування, а також поштових та інших реквізитів компанії. Тут же проставляються номер вихідного документа і дата реєстрації.

Трохи нижче цього кутового штампа розташовується заголовок тексту листа, а далі йде сам текст. При написанні такого документа повинні бути дотримані наступні правила:

• в тексті повинен порушуватися або одне питання, або кілька взаємопов'язаних між собою;
• в першій частині тексту повинна викладатися причина його написання, а в другій – пропозиції, висновки, рішення і т. д .;
• кореспонденція повинна бути розміщена на аркушах формату А5 або А4;
• при наявності додатків їх вказують нижче основного тексту.

Внизу знаходиться область підпису. Тут вказується посада підписала документ особи, а також його прізвище та ініціали.

Якщо потрібно написати різні види листів англійською, німецькою та іншими мовами, то при їх оформленні потрібно врахувати особливості складання службових листів країни-партнера. Так, в різних державах існують окремі правила написання дат, адрес і інші специфічні моменти.

Правила написання електронних листів

На сьогоднішній день автори численних розсилок і блогів намагаються підтримувати зв'язок зі своїми читачами, регулярно підкидаючи їм листи з корисними порадами. Однак і в цьому питанні існують певні правила, що стосуються тієї розсилки, яку людина просто не бажає бачити в своєму комп'ютері.

Незвичайна класифікація

Існує 5 видів листів, які не слід пересилати своєї аудиторії. До них можна віднести:

1. «Листи-простирадла», що займають обсяг більше одного екрану монітора.
2. «Листи-задолбашкі», що відправляються з настирливою частотою.
3. «Листи-рефералкі», в яких автор дає пораду «ознайомитися» з чим-небудь корисним. Для отримання такої інформації читач переходить з названої посиланню і бачить там черговий урок або тренінг. Таке залучення до стороннього сайту стрімко знижує чисельність первісної аудиторії.
4. «Листи-партизани», що посилаються автором різних розсилок однієї і тієї ж клієнтській базі.
5. «Листи-страшилки». До них відносять кореспонденцію, що має непривабливий вигляд при виході на електронну пошту з мобільного телефону або з планшета. Саме тому при підготовці будь-якого тексту потрібно переконатися, що він однаково добре буде читатися з різних пристроїв.

Лист в процесі розвитку людини

Основні поняття про перенесення графічних символів на папір люди починають пізнавати, будучи в шкільному віці. Саме в ці роки лист як вид діяльності приймає особливе значення. Прагнення чітко і швидко відображати свої думки на папері свідчить про те, що людина підвищує свою грамотність. Крім того, багато психологи відзначають той факт, що своєрідність мови, перенесеної на папір, укладено в тому, що вона є не тільки звичкою пальців і рук. Лист є засобом активної пізнавальної діяльності, і його засвоєння тісно пов'язане з процесом формування особистості.

Лист в початковій школі

До знайомства з дивовижним світом відображення промові на папері діти приступають вже з першого класу. При цьому учні починають усвідомлювати те, що існують різні види листів. Конспект уроку вчителя на дану тему повинен містити мети заняття. Вони полягають у знайомстві дітей з жанром листи, у розвитку зв'язного мовлення, орфографічної пильності, рече-слухової і зорової пам'яті, дрібної моторики та емоційної сфери.

На такому уроці вчитель пояснює своїм вихованцям ту роль, яку лист відіграє в житті людей. Це дозволяє розвинути комунікативні якості школярів. У дітей виховується колективізм, накопичується первісний досвід обмірковування, оформлення та написання листів.

Незвичайне твір

На шкільних уроках з російської мови та літератури в старших класах іноді пропонується вельми цікаве завдання. Учитель пропонує дітям написати твір у вигляді листа. Використовуючи такий епістолярний жанр, можна уникнути шаблонних фраз і суворих рамок. При цьому школяреві надається можливість дати політ своєї фантазії, залишаючись при цьому в рамках заданої теми.

Звичайно, лист – це насамперед свобода думки. Однак перед складанням даного твору не завадить продумати його план. Це дозволить чітко викласти на папері свої думки і не заплутатися в викладаються тезах. Такий лист стане зрозуміло не тільки людині, якій воно призначене. Його основну ідею зрозуміє і будь-який читач.

Навчання в корекційних школах

Для дітей, які страждають тими чи іншими захворюваннями, в нашій країні створюються спеціальні навчальні заклади різних видів (від 1 до 8). Їх основною метою є підготовка учнів до дорослого життя.

Найбільш складним є навчання в школах 8-го виду. Сюди приймають розумово відсталих дітей. На першому етапі їх навчання педагог повинен сформувати початкові навички читання та графічного відображення звуків. Лист (1 клас, 8 вигляд школи) для таких учнів служить основою для формування синтезу і звуко-літерного аналізу. Першоклашки працюють зі словами і складами, короткими текстами, а також найпростішими типами пропозицій.

Головною метою таких шкіл є навчання дітей читання та письма, а також орієнтації в соціально-побутових умовах.